2025. január 16-án jelentős változások léptek életbe a magyarországi elektronikus ügyintézési folyamatok területén, ezek közül is kiemelt figyelmet kell fordítanunk a cégkapus ügyintézésre. Ezek a változások a 2023. évi CIII. törvény, közismertebb nevén a Digitális Állampolgárság Program (DÁP) keretében valósulnak meg, amelynek legfontosabb célja a digitális ügyintézés biztonságának és hatékonyságának növelése.
A régi Ügyfélkapu megszűnése és az új azonosítási rendszerek bevezetése
Az egyik legjelentősebb változás a korábbiakban ismert és sokak által használt Ügyfélkapu rendszer megszűnése volt 2025. január 16-án. Ez az Ügyfélkapu rendszer korábban a magyarországi elektronikus ügyintézés alapvető eszköze volt, amely lehetővé tette a felhasználók számára, hogy egyetlen felhasználónév és jelszó segítségével intézzék el a hivatalos ügyeiket, akár otthonról, egy online felületen. Azonban a technológiai fejlődés és az online térben történő visszaélések növekvő száma miatt ez a rendszer már nem felelt meg a modern biztonsági követelményeknek, illetve a jelentkező igényeknek.
A biztonság növelése és a korszerűsítés érdekében tehát bevezetésre került az Ügyfélkapu+ és a Digitális Állampolgár mobilalkalmazás és az asztali számítógépen keresztül elérhető új beléptető felület. Az Ügyfélkapu+ egy kétfaktoros azonosítási rendszert alkalmaz, amely a hagyományos felhasználónév és jelszó mellett egy további biztonsági elemet is igényel, például egy okostelefonos alkalmazásra érkező egyszeri beléptetőkód, e-mailben érkező kód vagy SMS-kód formájában. Ez a kétfaktoros azonosítási megoldás jelentősen csökkenti a jogosulatlan hozzáférés kockázatát, mivel a támadóknak nem elég csupán a felhasználó jelszavát megszerezniük, hanem a belépéshez szükségük lenne a második azonosítási tényezőre is, amelyet azonban már nem tudnak elérni.
Két új azonosítási módszer került bevezetésre:
Ügyfélkapu+: Ez egy továbbfejlesztett változata a korábbi Ügyfélkapunak, amely már a kétfaktoros azonosítást használja a nagyobb biztonság érdekében.
DÁP (Digitális Állampolgár Program): Ez egy teljesen új platform, amely a digitális állampolgárság koncepcióját valósítja meg.
A változás célja elsődlegesen a biztonság növelése és a digitális szolgáltatások modernizálása volt. Az új azonosítási módszerek bevezetésével a kormányzat a kiberbiztonságot kívánta erősíteni, csökkentve az adatlopás és a visszaélések kockázatát.
Változások a cégkapus ügyintézésben
A cégkapu rendszere, amely a gazdálkodó szervezetek hivatalos elektronikus kommunikációs csatornája, szintén érintett a változásokban. A vállalkozások számára eddig is kötelező volt az elektronikus ügyintézés, amelyet az Ügyfélkapuhoz kapcsolt cégkapun keresztül valósítottak meg. Az Ügyfélkapu megszűnésével a cégkapus hozzáférések is átalakultak, és integrálódtak az új azonosítási rendszerekbe.
A cégek számára továbbra is kötelező marad az elektronikus ügyintézés, de a hozzáférés módja megváltozott. A cégkapus kommunikáció kezelésében a vezetőknek aktívabb szerepet kell vállalniuk, mivel az új rendszerben már nem elegendő a papírra feljegyzett felhasználónév és jelszó átadása a könyvelőnek vagy más ügyintézőnek.
A vállalkozások képviselőinek mostantól Ügyfélkapu+ vagy Digitális Állampolgár alkalmazáson keresztül kell azonosítaniuk magukat a cégkapu használatához. Ez biztosítja, hogy csak a jogosult személyek férjenek hozzá a vállalkozás hivatalos ügyeihez, és csökkenti a visszaélések lehetőségét. Az átállás során a cégeknek fel kellett készülniük az új rendszer használatára, beleértve a szükséges alkalmazások telepítését és a munkavállalók oktatását az új folyamatokról.
Könyvelők és meghatalmazottak hozzáférése
Az új rendszerben a könyvelőknek és más meghatalmazottaknak ügykezelői státuszt kell beszerezniük a cégkapu használatához. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozóknak időben meg kell hatalmazniuk őket erre a feladatra. A könyvelők számára javasolt, hogy külön meghatalmazás alapján, de a saját nevükben járjanak el a cég adóügyeiben, és ne a cég hivatalos képviselőjének jelszavával belépve a rendszerbe intézkedjenek.
Cégkaput elérő megbízottak számának növekedése
Pozitív változás, hogy a korábbi egy helyett immár öt személyt lehet cégkapu megbízottként megadni. Ez jóval nagyobb rugalmasságot biztosít a cégeknek az ügyintézés terén. A meglévő cégkapu megbízottak körének bővítése adatmódosítás benyújtásával kezdeményezhető.
A Cégkapu működésének változásai
A Cégkapu továbbra is központi szerepet játszik a vállalkozások hivatalos ügyintézésében. A DÁP törvény (Dáptv.) 19. § kimondja, hogy a gazdálkodó szervezetek elektronikus ügyintézésre kötelezettek a digitális szolgáltatás nyújtására köteles szervek által nyújtott digitális szolgáltatások tekintetében.
Gépi Cégkapu használata
Az új rendszerben lehetőség nyílt a gépi Cégkapu használatára is. Ez azt jelenti, hogy a Cégkapu használója nem csak természetes személy, hanem a gazdálkodó szervezet informatikai rendszere is lehet. Ez különösen előnyös lehet azon nagyvállalatok számára, amelyeknek nagy mennyiségű dokumentumot kell kezelniük naponta.
Automatizálás és jogosultságkezelés
Az új rendszer lehetővé teszi a küldeményekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatok automatizálását. Kifinomult jogosultságkezelést kínál, és már a letöltésnél szortírozhatóvá teszi a küldeményeket, a megfelelő kollégákhoz delegálva a Cégkapura érkezett dokumentumokat.
A digitális átállás folyamata és teendők
Az átállás zökkenőmentes biztosítása érdekében a kormányzat több lépést is tett. A felhasználók számára részletes tájékoztatást nyújtottak az új rendszerek használatáról, valamint lehetőséget biztosítottak az Ügyfélkapu+ és a Digitális Állampolgár alkalmazás előzetes regisztrációjára. A felhasználóknak javasolt volt mielőbb elvégezni az átállást, hogy az online ügyintézés zavartalan maradjon. Az átállás során a következő lépéseket kellett követniük:
- Digitális Állampolgár alkalmazás letöltése és regisztrációja: Az alkalmazás elérhető iOS és Android eszközökre is. A letöltés után a felhasználóknak regisztrálniuk kell magukat az alkalmazásban, amely során szükség van személyes adataik megadására és azonosítására.
- Ügyfélkapu+ aktiválása: Azok számára, akik nem kívánják használni a mobilalkalmazást, lehetőség van az Ügyfélkapu+ aktiválására is. Ehhez be kell jelentkezni a meglévő Ügyfélkapu-fiókba, és ott kezdeményezni az Ügyfélkapu+ szolgáltatás aktiválását. A folyamat során szükség van egy másodlagos azonosítási mód beállítására, például SMS-ben küldött kód vagy hitelesítő alkalmazás használatára.
- Cégkapu hozzáférések frissítése: A vállalkozásoknak gondoskodniuk kell arról, hogy a cégkapuhoz rendelt felhasználók rendelkezzenek az új azonosítási módokkal. Ez magában foglalja a munkavállalók tájékoztatását is.
Az elektronikus ügyintézés jövője
A változások nem állnak meg 2025. január 16-ával. A tervek szerint 2026. január 1-jétől elindul az ePosta DÁP keretszolgáltatás, amely várhatóan óriási áttörést hozhat a magánszemélyekkel vagy a többi céggel történő hiteles elektronikus kommunikációban.
Ez a szolgáltatás lehetővé teheti minden állampolgár és cég hivatalos tárhelyének elérését Cégkapuról indítva, ami kiválthatja a tértivevényes levelezést, gyorsabb és olcsóbb megoldást biztosítva.
Kihívások és lehetséges problémák
Az új rendszer bevezetése nem mentes a kihívásoktól. A Minősített Könyvelők Egyesülete fejlesztési javaslatokat fogalmazott meg az Ügyfélkapu+ bevezetésével kapcsolatban, hogy az új kétfaktoros azonosítás ne bénítsa meg a vállalkozások adóügyi adminisztrációját. A cél egy olyan megoldás kialakítása, amely biztosítja az adózás zavartalan lebonyolítását, és nem ró túlzott terhet a vállalatokra.
Problémát jelenthet, hogy a meghatalmazási rendszer nem veszi figyelembe, hogy a cégek gyakran nem egyéni könyvelőkkel, hanem könyvelőirodákkal szerződnek. Ez megnehezítheti a hatékony ügyintézést és extra adminisztrációs terheket róhat a vállalkozásokra.
A 2025. január 16-án életbe lépett változások jelentős lépést jelentenek a magyar közigazgatás digitalizációja felé. Az új azonosítási módszerek bevezetése, a Cégkapu működésének fejlesztése és az automatizálási lehetőségek bővülése mind azt a célt szolgálják, hogy hatékonyabbá és biztonságosabbá tegyék a vállalkozások ügyintézését.
Ugyanakkor a változások alkalmazkodást igényelnek mind a cégek vezetőitől, mind a könyvelőktől és más ügyintézőktől. A sikeres átállás érdekében fontos, hogy a vállalkozások időben felkészüljenek az új rendszerre, megismerjék annak működését és lehetőségeit.
A jövőben várható további fejlesztések, mint például az ePosta DÁP keretszolgáltatás bevezetése, még inkább átalakíthatják a vállalkozások és az állam közötti kommunikációt. Ez hosszú távon jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményezhet, valamint hozzájárulhat a magyar gazdaság versenyképességének növeléséhez a digitális térben.
A Kapusegéd alkalmazás részletes funkcióiról és előnyeiről olvasson további részleteket a Funkciók menüpont alatt.