Az elmúlt évek gazdasági és technológiai változásai jelentős hatással voltak (és még lesznek is) a könyvelő szakmára és az alkalmazott feladatmegoldási rutinokra. Már a mögöttünk álló COVID-időszak is jelentősen próbára tette a könyvelőket, de azóta a gazdasági-jogi környezet, a NAV fejlesztései és a szabályváltozások hoztak komoly kihívásokat. Mindeközben az AI (Artifical Intelligence, magyarul mesterséges intelligencia) lassan, de biztosan beépült a mindennapokba, és a digitalizáció egyre inkább meghatározó szemponttá vált a könyvelőprogramok kiválasztásánál is. Ha Te is könyvelőprogram-váltásban gondolkodsz, érdemes újragondolni és számba venni az aktuálisan elérhető lehetőségeket.
Az első könyvelőprogram kiválasztása
Sok könyvelő nem maga választja ki az első könyvelőprogramját, hanem mondjuk az első munkahelyén tanulja meg azt, amit ott használnak. Később, ha önálló útra lép, nagy eséllyel ezt – a már megismert szoftvert – viszi tovább. Ha azonban lehetősége nyílik más programok kipróbálására, érdemes alaposan mérlegelni, hiszen a választott szoftver jelentősen befolyásolja a hatékonyságot és a munkafolyamatok gördülékenységét, átláthatóságát.
2025-ben már egyértelműen látszik, hogy nem minden könyvelőprogram fejlődik egyformán. Egyes változatok az élmezőnybe kerültek a digitalizáció terén, míg mások lemaradtak. A fejlesztések egy része ugyanakkor elengedhetetlenné vált a NAV és az egész adózási rendszer meglévő és újonnan életbe lépett elvárásai miatt, de még így is előfordul, hogy bizonyos programok csak a kötelező minimumot teljesítik. A választás előtt tehát fontos felmérni, hogy a kiszemelt szoftver mennyire tart lépést a jogszabályi és technológiai változásokkal.
Ár és költséghatékonyság a könyvelőprogramoknál
Egy önállósodó könyvelő nem feltétlenül sorolható a tőkeerős vállalkozók közé, így a megvásárolni kívánt könyvelőprogram ára kritikus tényező. A nagyobb tudású, komplexebb programok általában többe kerülnek, ráadásul a legtöbb hazai program esetében az első évben jelentősebb összeget kell kifizetni. Az ezt követő években a követési díjak kedvezőbbek, de az induló költségek így is megterhelőek lehetnek egy kezdő vállalkozó számára.
Alternatívát jelenthetnek emellett a havidíjas konstrukciók, amelyek lehetővé teszik a rugalmasabb költségtervezést. Ezeknél a programoknál csak az első hónapot kell előre kifizetni és a továbbiakban felmerülő díjakat már a közben érkező bevételekből lehet finanszírozni. Előnyös lehet az is, ha a program moduláris árazású. Így a még kisebb ügyfélkörrel rendelkező könyvelők kevesebbet fizetnek, és szükség esetén könnyedén bővíthetik az elsőre kiválasztott előfizetési csomagot.
NAV fejlesztések és adatkezelés
A NAV 2020 és 2024 között jelentős fejlesztéseket hajtott végre az úgynevezett adatközművek területén, és ez a folyamat 2025-ben is folytatódik. A régi rendszerek helyett újakat kellett megtanulni, és a könyvelőknek egyre inkább az adatok ellenőrzésére kell fókuszálniuk, nem pedig a manuális rögzítésre.
A korszerű könyvelőprogramok nagy része már automatizált adatbevitelt biztosít, és képes a NAV rendszeréből folyamatosan frissíteni az adatokat. Azok a szoftverek, amelyek egyszeri beállítás után napi rendszerességgel letöltik a NAV-adatokat, jelentősen megkönnyítik a munkát. Az éjszaka is dolgozó felhőalapú rendszerek, valamint az E-ÁFA és M2M adatkommunikáció komoly előnyt jelentenek és jelentősen lecsökkentik az adatrögzítéssel járó élőmunka igényt.
Automatizmusok és AI-integráció
A könyvelőprogramok közötti versenyben egyre nagyobb szerepet kapnak az automatizmusok. Az AI térnyerésével a számlák feldolgozása, kategorizálása és ellenőrzése sokkal gyorsabbá és pontosabbá válhat. 2025-ben egy jó könyvelőprogram már nemcsak a NAV XML-adatokat képes automatikusan betölteni, hanem tudja szűrni a duplikációkat, jelezni a hiányzó számlákat és akár tételszinten is intelligens kontírozást végezni.
Ezek a funkciók különösen azok számára fontosak, akik nagyobb ügyfélkörrel rendelkeznek, vagy például webáruházakat könyvelnek, ahol a feldolgozandó adatok mennyisége jelentős lehet.
Felhőalapú működés és biztonság
A csoportmunka és a távmunka fokozatos elterjedése miatt egyre fontosabbá válik, hogy a könyvelőprogramok felhőalapúak legyenek. Bár a saját felhőtárhely kiépítése költséges lehet, több szoftvercég kedvező árú megoldásokat kínál, beleértve az automatikus biztonsági mentéseket is.
Az ideális könyvelőprogram lehetőséget biztosít arra is, hogy az automatikusan zajló felhőbe mentés mellett manuálisan is lehessen adatmentést készíteni. Ez különösen akkor hasznos, ha a könyvelő később programot szeretne váltani, és az adatokat át kell vinnie egy másik rendszerbe.
A KapuSegéd applikáció átfogó megoldást kínál az adózási feladatok kezelésére, biztosítva a határidők betartását és csökkentve az adminisztratív terheket. Az alkalmazás funkcióiról és előnyeiről olvasson további részleteket a Kapusegéd Funkciók menüpont alatt.
2025-ben a könyvelőprogram-választás kulcsfontosságú szempontjai
Funkcionalitás és skálázhatóság
Egy jó könyvelőprogramnak nemcsak az alapvető könyvelési feladatokat kell ellátnia, hanem képesnek kell lennie a vállalkozás növekedésével párhuzamosan bővülni is.
Például, ha egyéni vállalkozóként kezded, de később céget alapítasz, fontos, hogy a program támogassa mindkét működési formát. Szintén lényeges, hogy a program kezelni tudja az olyan speciális funkciókat, mint az áfabevallás, bérszámfejtés vagy éppen a több devizás tranzakciók.
Felhasználóbarát kezelés és ügyfélszolgálat
Egy program lehet bármilyen jó, ha nehézkes a kezelése, az megnehezíti a mindennapi munkát. Az átlátható felület, a könnyen elérhető funkciók és az intuitív navigáció mind hozzájárulnak ahhoz, hogy gyorsan és hatékonyan tudj dolgozni.
Emellett az sem mindegy, hogy milyen gyorsan és milyen módon lehet segítséget kapni egy esetleges probléma esetén. Egy jó ügyfélszolgálat nemcsak telefonon vagy emailben elérhető, hanem gyakran rendelkezik tudásbázissal, oktatóvideókkal vagy akár online chat-támogatással is.
Integrációs lehetőségek és adatkapcsolatok
Egy modern könyvelőprogram akkor igazán hasznos, ha más rendszerekkel is összekapcsolható. Például, ha webshopot üzemeltetsz, előnyös lehet, ha a könyvelőprogram automatikusan be tudja húzni a bevételeket és számlákat az online rendelési rendszerből.
Szintén fontos szempont lehet a banki integráció, amely lehetővé teszi az automatikus banki kivonatfeldolgozást, csökkentve ezzel az adminisztrációs terheket és a hibázás esélyét.
Árazás és hosszú távú költségek
Nem elég csak a program induló árát nézni, hiszen sok esetben előfizetéses rendszerről van szó, amely hosszú távon jelentős költséget jelenthet.
Érdemes figyelni az extra díjakra is, például bizonyos funkciókért külön kell-e fizetni, vagy hogy van-e korlátozás a kezelhető számlák vagy felhasználók számában. Egy olcsónak tűnő program drágább lehet hosszú távon, ha minden plusz funkcióért külön kell fizetni.
Jogszabályi megfelelőség és biztonság
A könyvelési előírások és adózási szabályok folyamatosan változnak, ezért elengedhetetlen, hogy a választott program mindig naprakész legyen és automatikusan frissüljön az aktuális jogszabályoknak megfelelően.
Emellett a biztonság is kulcsfontosságú: az adatok titkosítása, a rendszeres biztonsági mentések és a kétlépcsős hitelesítés mind olyan tényezők, amelyek hozzájárulnak az adatok védelméhez.
Ha könyvelőprogramot választasz, ne csak a jelenlegi igényeidet vedd figyelembe, hanem gondolj a jövőbeli bővülésre és a technológiai fejlődésre is. A digitalizáció és az AI-integráció terjedése miatt a mostani döntésed évekre meghatározhatja a munkád hatékonyságát és versenyképességét.
A KapuSegéd applikáció átfogó megoldást kínál az adózási feladatok kezelésére, biztosítva a határidők betartását és csökkentve az adminisztratív terheket. Az alkalmazás funkcióiról és előnyeiről olvasson további részleteket a Kapusegéd Funkciók menüpont alatt.