Az év eleje a könyvelők számára minden évben kihívásokkal teli időszak. A jogszabályi változások, az adózási módosítások és a vállalkozások tevékenységi köreinek besorolásában bekövetkező változások mind-mind növelik számukra a munkaterhelést. Ebben a bejegyzésben olyan gyakorlati tippeket osztunk meg olvasóinkkal, amelyek segítenek ennek a könyvelői munka és a csúcsterhelésnek hatékony kezelésében és az ügyfélkérdések gördülékeny megválaszolásában.

Könyvelői munka és a felkészülés a jogszabályváltozásokra

Az év elején a legnagyobb kihívást az új jogszabályok és adózási szabályok alkalmazása jelenti. Az alábbi lépésekkel hatékonyan tarthatja kézben a változásokat:

• Rendszeres jogszabálykövetés: Kövesse nyomon a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) közleményeit, valamint a szakmai szervezetek (pl. Magyar Könyvelők Országos Egyesülete) tájékoztatóit. Használjon megbízható és alapos szakmai hírleveleket és jogszabályfigyelő szolgáltatásokat.
• Képzések és webináriumok: Vegyen részt szakmai továbbképzéseken és online webináriumokon, ahol részletesen megismerhetőek az aktuális változások és szabályok.
• Belső dokumentáció frissítése: Tartsa naprakészen az irodai sablonokat, az iránymutatásokat és a tennivalók listáját, hogy az adott szervezeten belül minden szakember egységes információ alapján dolgozhasson.

Ügyfélkommunikáció rendszerezése

Az év elején a vállalkozók rengeteg kérdéssel fordulnak könyvelőjükhöz, mert a jogszabályi és adózási változások számukra sokszor ijesztőek és követhetetlenek. A felkészült könyvelők számára a hatékony ügyfélkapcsolat-kezelés kulcsa a megfelelő szervezettség és az előrelátás. Ebben a következők segíthetik a munkát:

• Tájékoztató anyagok készítése: Készítsen előre sablonleveleket a leggyakoribb kérdésekről (pl. ÁFA-változások, járulékfizetési kötelezettségek, KATA szabályok), és mielőbb küldje ki az ügyfeleknek.
• Online tudásbázis létrehozása: Hozzon létre egy online felületet (pl. Google Drive vagy ügyfélportál a saját weboldalon belül), ahol a legfontosabb tájékoztatók, űrlapok és GYIK (gyakran ismételt kérdések) elérhetők az ügyfelek számára.
• Automatizált válaszok használata: Használjon automatizálható, e-mailben megküldhető válaszokat a gyakori kérdések esetében, ezzel csökkentheti a telefonos megkeresések számát, amelyek jelentősen leterhelhetik az ügyintézőket és lassíthatják az egyéb feladatok megoldását.

Időgazdálkodási stratégiák a csúcsterhelés idején

A megnövekedett munkaterhelés hatékony kezelése érdekében elengedhetetlen a megfelelő időbeosztás elkészítése, betartása és betartatása.

• Prioritások meghatározása: Határozza meg a feladatok fontossági sorrendjét: először mindenképp a határidős és jogszabály által előírt feladatokat végezze el.
• Időblokkok alkalmazása: Ossza be a napját tematikus időblokkokra (pl. délelőtt ügyfélkérdések, délután bevallások elkészítése), hogy koncentráltabban tudjon dolgozni és az ne akadályozza a hatékony munkát, hogy egyszerre többféle feladat merül fel.
• Delegálás és csapatmunka: Ha van rá lehetősége, vonja be kollégáit az adminisztratív feladatokba vagy alkalmazzon külső szakértőket az időszakos terhelés enyhítésére és kezelésére.

Digitális eszközök használata és ennek előnyei

A modern technológia jelentősen megkönnyítheti a munkafolyamatokat és az ügyfélkapcsolatokat a könyvelés, az adójogszabályok nyilvántartása és betartása területén is.

• Ügyfélmenedzsment rendszerek (CRM): Használjon olyan rendszereket, amelyek segítenek nyomon követni az ügyfélkapcsolatokat, a határidőket és a folyamatokat.
• Online időpontfoglalás: Tegye lehetővé az ügyfelei számára, hogy online foglalhassanak konzultációs időpontot, így minimalizálhatja a telefonos egyeztetéseket, megbeszéléseket.
• Automatizált emlékeztetők: Állítson be automatizált emlékeztetőket a fontos határidőkről mind az ügyfelek, mind a belső csapat számára, hogy azok soha ne merüljenek feledésbe.

Stresszkezelés és mentális egészség

Ez a pont egy igen fontos része kell legyen a komplex megoldásoknak. A munkában csúcsterhelés mutatkozik és ennek idején kiemelten fontos, hogy ügyeljen saját és a munkatársai mentális és fizikai egészségére is.

• A munka és a pihenés egyensúlya: Ügyeljen arra, hogy rendszeresen tartson szüneteket, és ne dolgozzon túl hosszú időn át megszakítás nélkül vagy éppen éjszakába nyúlóan.
• Támogatói hálózat kiépítése: Vegyen részt szakmai közösségekben, ahol megoszthatja a saját tapasztalatait és tanácsot kérhet más kollégáktól is.
• Stresszcsökkentő technikák: Alkalmazzon stresszcsökkentő gyakorlatokat (pl. légzőgyakorlatok, meditáció, mindfulness), amelyek segítenek a mentális frissesség megőrzésében.

A könyvelők csúcsterhelésének megfelelő kezelése

A könyvelők számára az év eleje különösen megterhelő időszak, de a megfelelő felkészüléssel, hatékony ügyfélkommunikációval és időgazdálkodással jelentősen enyhíthetők a kihívások.

Használja ki Ön is a digitális eszközök adta lehetőségeket (pl. rendelje meg a KapuSegéd alkalmazás előfizetést), és ne feledkezzen meg saját egészségének megőrzéséről sem. Ha rendszerezetten és előrelátóan dolgozik, nemcsak az ügyfelek lesznek elégedettek, hanem Ön is könnyebben és sikeresebben veheti az év eleji akadályokat.

A Kapusegéd segítségével automatizálni lehet az olyan folyamatokat mint például az értesítés küldése az ügyfélnek az adófolyószámlán lévő hátralékokról, ráadásul az automatikus email küldés nem csak kényelmesebb is mint a telefonálás, hanem jobban is dokumentálható és később szükség esetén vissza is kereshető.

A Kapusegéd alkalmazás részletes funkcióiról és előnyeiről olvasson további részleteket a Funkciók menüpont alatt.