Adatkezelési tájékoztató

Információ a Relax Szoftverház Kft. KapuSegéd szolgáltatást használó ügyfelei részére a KAPUSEGÉD szoftver használatához kapcsolódóan, és a saját adatkezelési tájékoztatójuk elkészítéséhez

A KapuSegéd szoftver a Relax Szoftverház Kft. KapuSegéd szolgáltatást használó ügyfelei által feltöltött adatokat kezeli, melyekben személyes és üzleti adatok egyaránt lehetnek.

A KAPUSEGÉD Program használata során a Relax Szoftverház Kft. mint a KapuSegéd szolgáltatás üzemeltetője (a továbbiakban: Kapusegéd üzemeltető) eltérő adatkezelési szerepekben jár el. A szerepet nem a dokumentum elnevezése, hanem az adott adatkezelés tényleges célja és lényeges eszközeinek meghatározása dönti el.

A Kapusegéd üzemeltető önálló adatkezelőként jár el különösen a saját ügyfél- és felhasználói fiókok kezelése, szerződéskötés, számlázás, kapcsolattartás, ügyfélszolgálat, információbiztonsági naplózás, visszaélés-megelőzés, marketing és jogi igényérvényesítés céljából végzett adatkezeléseknél.

A KapuSegéd szolgáltatás használója (a továbbiakban: Felhasználó) által a Programba bevitt, illetve a Felhasználó utasítására a Kapcsolódó Rendszerekből lekérdezett, letöltött, megjelenített, rendszerezett, tárolt vagy továbbított személyes adatok tekintetében a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként jár el. Ha a Felhasználó határozza meg az adatkezelés célját és lényeges eszközeit, a Felhasználó adatkezelő; ha saját ügyfele vagy más adatkezelő dokumentált utasítása alapján jár el, a Felhasználó adatfeldolgozó, a Kapusegéd üzemeltető pedig további adatfeldolgozó.

A könyvelő vagy könyvelőiroda adatvédelmi szerepe nem attól változik meg, hogy egy adatot feltölt-e a Programba. A szerepet minden esetben a tényleges adatkezelési tevékenység alapján kell meghatározni.

A Felhasználó ügyfeleivel és a Programban kezelt más érintettekkel a Kapusegéd üzemeltető rendszerint nem áll szerződéses jogviszonyban. Az érintettek GDPR 13–14. cikke szerinti tájékoztatásáról az adatkezelő köteles gondoskodni; a jelen tájékoztató a Felhasználó saját tájékoztatóját nem helyettesíti.

Bevezetés

Jelen tájékoztató bemutatja a Kapusegéd üzemeltető saját célú adatkezeléseit, valamint külön fejezetben ismerteti azokat az adatfeldolgozási műveleteket, amelyeket a Kapusegéd üzemeltető a KAPUSEGÉD Program működtetése során a Felhasználó dokumentált utasításai alapján végez. A saját célú adatkezelések tekintetében a GDPR 13–14. cikke szerinti tájékoztatást a Kapusegéd üzemeltető biztosítja; a szolgáltatási tartalom tekintetében az adatkezelői tájékoztatási kötelezettség a Felhasználót vagy a mögöttes adatkezelőt terheli.

A tájékoztatóban az „Adatkezelő” megjelölés kizárólag azokra a műveletekre vonatkozik, amelyeknél a Kapusegéd üzemeltető határozza meg az adatkezelés célját és lényeges eszközeit. A Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozói és további adatfeldolgozói tevékenységére az ÁSZF IX. fejezete és az ÁSZF 1. számú mellékletét képező Adatfeldolgozási és További Adatfeldolgozási Feltételek irányadók.

1. A Kapusegéd üzemeltető mint adatkezelő és adatfeldolgozó adatai

Adatkezelő megnevezése: Cégjegyzék száma: A bejegyző bíróság neve:	RELAX Szoftverház Kft. 06-09-022136 Szegedi Törvényszék Cégbírósága
A cég székhelye:	6625 Fábiánsebestyén, Bem u. 1.
Adószáma:	25349168-2-06
E-mail: Ügyfélszolgálat:	info@kapuseged.hu +36(21) 2022 289

A fenti szervezet az adott adatkezelési művelettől függően adatkezelőként, adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként jár el. Az adatvédelmi megkeresések fogadására szolgáló elérhetőség: info@kapuseged.hu.

Weboldal: https://kapuseged.hu/

Tárhelyszolgáltató: DigitalOcean, LLC (weboldal és felhőinfrastruktúra; az alkalmazás és az adatbázis a frankfurti adatközpontban működik).

Tárhelyszolgáltató ügyfélszolgálata: https://www.digitalocean.com/company/contact/support

Tárhelyszolgáltató adatkezelése: https://www.digitalocean.com/legal/privacy-policy; adatfeldolgozási feltételek: https://www.digitalocean.com/legal/data-processing-agreement

2. A személyes adatok kezelésének elvei

Adatkezelő az alábbi elvek betartásával tevékenykedik:

• A célhoz kötöttség elve: megmutatja, hogy Adatkezelő milyen cél érdekében tárolja, használja fel tevékenysége során természetes személyek adatait.
• Az adattakarékosság elve: tehát a kezelt adatok köre adott célnak megfelelő és csak az ahhoz szükséges mértékű.
• A pontosság elve: e szerint az Érintettek és a jogszabályi megfelelés érdekében is pontatlan személyes adatokat Adatkezelő haladéktalanul helyesbíti vagy törli.

A Kapusegéd üzemeltető a saját működéséhez szükséges személyes adatokat az érintettől, a szerződő partnertől, annak képviselőjétől, a használt informatikai rendszerekből vagy jogszabály alapján elérhető forrásból kaphatja. Ezen adatokat a jelen tájékoztatóban célonként meghatározott jogalapon és ideig kezeli.

Adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként a Kapusegéd üzemeltető a Felhasználó által bevitt, illetve a Felhasználó utasítására a Kapcsolódó Rendszerekből átvett adatokat kizárólag a dokumentált utasítások és az ÁSZF 1. számú melléklete keretei között kezeli. A Program működése szükségképpen magában foglalhat tárolást, lekérdezést, letöltést, rendszerezést, megjelenítést, továbbítást és törlést.

Magunkra nézve kötelezőnek fogadjuk el a tevékenységünkkel összefüggően kezelt személyes adatok védelméhez kapcsolódó azon feladatok ellátását, melyek révén – adott esetben – segítjük bizonyítani a Hatóságok, üzleti partnerek és az érintett ügyfelek számára is, hogy e tekintetben a Rendeletet és az Info. tv., valamint más, vonatkozó szabályozást is betartva jártunk el (elszámoltathatóság elve).

3. Az adatkezelési tevékenységünket meghatározó főbb jogszabályok

• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet – General Data Protection Regulation – GDPR, a továbbiakban: Rendelet)
• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info. tv.)
• 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
• 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről
• 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről
• 2000. évi C. törvény a számvitelről
• 2009. évi LXXVI. törvény a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól
• 2017. évi LIII. törvény a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról

4. Fogalmak

GDPR: AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet)

Személyes adat: az érintettre vonatkozó bármely információ, például valamely azonosító, név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó adat.

Különleges adatok: a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok.

Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon vagy adatállományokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tagolása, tárolása, megváltoztatása, átalakítása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, az adatokba való betekintés, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat) rögzítése.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt a személyes adatok kezelésének célját és eszközeit meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajttatja.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Érintett: bármely meghatározott személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve, egy vagy több tényező alapján – azonosítható természetes személy. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy egy, vagy több tényező alapján azonosítható.

Adattovábbítás: a személyes adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele. Az EGT-tagállamokba, illetve az Európai Unió szervei felé irányuló adattovábbítást úgy kell tekinteni, mintha Magyarország területén belüli adattovábbításra kerülne sor.

Adattörlés/törlés: az adatok felismerhetetlenné tétele tartalomtörléssel vagy ezzel egyenértékű eredményt lehetővé tevő módon.

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

EGT-tagállam: az Európai Unió tagállama és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam, továbbá az az állam, amelynek állampolgára az Európai Unió és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez.

Harmadik ország: minden olyan állam, amely nem az Európai Unió tagállama.

NAIH: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, Magyarország vonatkozásában a GDPR szerinti felügyeleti hatóság.

Felhasználó: az a természetes személy, jogi személy vagy más szervezet, aki vagy amely a KAPUSEGÉD Program használatára vonatkozó szerződést megkötötte.

Szolgáltatási Tartalom: a Felhasználó által a Programba bevitt, illetve a Felhasználó utasítására lekérdezett, letöltött, megjelenített, rendszerezett, tárolt, továbbított vagy törölt adat és dokumentum.

Kapcsolódó Rendszer: a Program által elért, harmadik személy által üzemeltetett elektronikus rendszer, így különösen a NAV, az ÜPO, az ASP, az elektronikus tárhely és a cégkapus szolgáltatás.

Hozzáférési Adat: minden olyan felhasználónév, azonosító, jelszó, egyszer használatos kód, hitelesítési kulcs, token, kapcsolati adat vagy más technikai adat, amely Kapcsolódó Rendszerhez való hozzáférést vagy adatlekérdezést tesz lehetővé.

Jogosultság: a Hozzáférési Adat megszerzésére, rögzítésére és a Program útján történő felhasználására vonatkozó, jogszabályon, képviseleti jogon, meghatalmazáson, adatkezelői utasításon, szerződésen és – ha alkalmazandó – a Kapcsolódó Rendszer szabályain alapuló igazolható felhatalmazás.

M2M Szolgáltatás: a NAV által biztosított általános gépi interfészhez kapcsolódó szolgáltatás, amelynek keretében a Program a Felhasználó által beállított automatizált műveleteket hajtja végre.

M2M Kulcsadat: a NAV M2M-regisztrációjához és aktiválásához kapcsolódó API-kulcs (API-key), az API aktiválása során létrejövő aláíró kulcs, valamint az M2M-kapcsolat hitelesítéséhez használt további titkos hitelesítési adat. Az M2M Kulcsadat Hozzáférési Adatnak minősül; amennyiben természetes személyhez kapcsolható, személyes adatként is kezelendő.

5. Az adatkezelés rendje

A Kapusegéd üzemeltető saját adatkezeléseit és a Felhasználó utasítására végzett adatfeldolgozást elkülöníti. Saját célú felhasználásnak nem minősül a szolgáltatás biztonságos teljesítéséhez szükséges technikai naplózás, feltéve, hogy annak célját, jogalapját, adatkörét és megőrzési idejét a jelen tájékoztató, illetve az ÁSZF 1. számú melléklete meghatározza.

Dokumentált felhasználói utasításnak minősül különösen a megrendelés, a programbeállítás, a kiválasztott funkció, lekérdezés, automatizmus, adatforrás, Hozzáférési Adat, M2M Kulcsadat vagy címzett, továbbá az igazolható elektronikus úton adott egyedi utasítás.

A Kapusegéd üzemeltető nem vizsgálja előzetesen valamennyi felhasználói utasítás adatvédelmi jogszerűségét és a Felhasználó egyedi képviseleti vagy hozzáférési Jogosultságát. Ha azonban valamely utasítás jogellenessége vagy valamely Hozzáférési Adat jogosulatlan használata észszerűen felmerül, a Kapusegéd üzemeltető tájékoztatja a Felhasználót, és az érintett műveletet vagy kapcsolatot a tisztázásig felfüggesztheti.

A személyes adatok pontosságáért, az adatkezelés céljának, jogalapjának és szükségességének meghatározásáért, valamint az érintettek tájékoztatásáért az adott művelet adatkezelője felel. A Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozóként a Felhasználó jogszerű utasításai szerint jár el, és teljesíti a GDPR alapján közvetlenül rá háruló kötelezettségeket.

A Program automatizált lekérdezései és M2M-műveletei önmagukban nem minősülnek a GDPR 22. cikke szerinti, az érintettre joghatással járó automatizált döntéshozatalnak: a Program a Felhasználó által meghatározott technikai műveleteket hajtja végre. Ha valamely későbbi funkció mégis ilyen döntést hozna, arról külön előzetes tájékoztatás szükséges.

6. A tevékenységünkhöz kapcsolódó adatkezelés részletezése, célonként

6.1 Kapcsolatfelvétel

Érintettek: Kapcsolatfelvétel céljából hozzánk forduló természetes személy

Adatkezelés célja: Kapcsolatfelvétel, tájékoztatás

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
név	GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont; az Ön hozzájárulása	A hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 5 évig
e-mail cím
telefonszám

Az adatkezelés folyamata:

Ha Ön e-mail vagy telefonhívás útján megadja számunkra az elérhetőségeit, ezeket kapcsolattartásra, valamint a szolgáltatásainkról szóló szervezésre és tájékoztatásra fogjuk használni.

A fenti adatok megadása nem kötelező, ezek hiányában azonban nem tudunk kapcsolatot tartani Önnel. A hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja, ez azonban nem érinti a korábban, a hozzájárulása alapján megvalósult adatkezelés jogszerűségét. Visszavonni a fenti e-mail címre küldött kérésével tudja, amit a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 5 munkanapon belül teljesítünk.

6.2 A szerződések adatainak kezelése

Érintettek: bármely ügyfél, üzleti partner vagy szolgáltató, ill. annak természetes személy képviselője, kapcsolattartója.

Adatkezelés célja: Szerződéskötés és kapcsolattartás

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
név	GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont, szerződés teljesítése	A szerződéses kapcsolat lejártát vagy megszűnését követő 5 évig
Ev. esetén adószám
lakcím / székhely
aláírás
e-mail cím	GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont, szerződéses kapcsolattartás érdekében szükséges	A szerződéses kapcsolat lejártáig vagy megszűnéséig
telefonszám

Az adatkezelés folyamata:

Szerződéskötés esetén személyes adatok megadása elengedhetetlen. Az így kezelt adatokat kizárólag a szerződés teljesítésére és a kapcsolattartásra használjuk fel. E személyes adatok megadása hiányában nincs lehetőség szerződéskötésre.

A tevékenységünkkel összefüggő adatok tárolására a DigitalOcean szolgáltatását vesszük igénybe:

• Szolgáltató: DigitalOcean, LLC
• Adatkezelési info: https://www.digitalocean.com/legal/privacy-policy

Elektronikus szerződéskötésben partnerünk a signingo.hu.

• Szolgáltató: NP-Soft Studio Kft.
• Adatkezelési info: https://signingo.hu/privacy-policy

Levelező rendszer használatában partnereink:

• Szolgáltató: Thunderbird

• Adatkezelési info: https://www.thunderbird.net/en-US/privacy/

• Szolgáltató: Microsoft

• Adatkezelési info: https://www.microsoft.com/hu-hu/privacy/privacystatement

• Szolgáltató: Google

• Adatkezelési info: https://policies.google.com/privacy

A rendszerlevelek és a Felhasználó utasítására az adózóknak küldött elektronikus üzenetek kézbesítéséhez a Brevo szolgáltatását használjuk.

• Szolgáltató: Sendinblue SAS (Brevo), Párizs, Franciaország
• Adatkezelési info: https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/; adatfeldolgozási feltételek: https://www.brevo.com/legal/termsofuse/

A továbbított adatok a címzett e-mail-címe, az üzenet tárgya és tartalma, az esetleges mellékletek, valamint a küldéshez és kézbesítéshez szükséges technikai adatok. A szolgáltató az adott üzenet kézbesítéséhez szükséges adatokhoz férhet hozzá.

A Kapusegéd üzemeltető saját szerződéses rendszerüzeneteinél adatkezelő, a Brevo adatfeldolgozó. Természetes személy szerződő félnél a jogalap a GDPR 6. cikk (1) b) pontja, kapcsolattartónál az f) pont szerinti, szerződéses kommunikációhoz fűződő jogos érdek; jogszabály által előírt közlésnél a c) pont. A Felhasználó által meghatározott adózói üzeneteknél a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozó vagy további adatfeldolgozó, a Brevo a feldolgozói lánc következő tagja. E közlések adatkezelési jogalapját a Felhasználó vagy a mögöttes adatkezelő határozza meg.

A szolgáltatás teljesítéséhez szükséges rendszerüzenet nem marketingüzenet. A Brevo a levelek kézbesítéséről, megnyitásáról és a levélben lévő hivatkozásokra kattintásról eseményt küld, amelyből a Program a Felhasználónak megjeleníti a kiküldött levél állapotát és eseményeit (például „Megérkezett”, „Megnyitva”, „Kattintás”). Ehhez a Brevo a levélbe a szokásos, láthatatlan megnyitásjelzőt illeszti, a hivatkozásokat pedig a saját követő címén keresztül irányítja. Ezeket az eseményeket kizárólag a kézbesítés nyomon követésére használjuk, marketingcélra nem. A Program a kiküldött levelek nyilvántartását (címzett, levéltípus, időpont, állapot) a Felhasználó irodájának végleges törléséig őrzi; a levél tartalmát és eseményeit a Brevo a saját feltételei szerinti ideig tárolja.

6.3 Munkafelvételre jelentkezők nyilvántartása, pályázatok elbírálása, önéletrajzok

Érintettek: Álláslehetőségre jelentkező személyek

Adatkezelés célja: pályázatok elbírálása, jelentkező értesítése

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
pályázó/jelentkező neve	GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont, az érintett hozzájárulása	A hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 12 hónapig
születési helye, és időpontja
lakcíme / értesítési címe
képesítési, munkagyakorlati információk
aláírás
e-mail cím
telefonszám
esetenként az arcképe (fotó)

Az adatkezelés folyamata:

Adott pályázati lehetőségre jelentkezők elküldik nekünk az önéletrajzukat és egy motivációs levelet. Mindkettőben lehetnek személyes adatok, melyeket a jelentkező fontosnak tart közölni velünk a pozitív elbírálás érdekében.

A fenti adatok megadása nem kötelező, de ezek hiányában nem tudjuk elbírálni a pályázatot és/vagy nincs mód a jelentkező értesítésére. A hozzájárulását bármikor indokolás nélkül visszavonhatja, ez azonban nem érinti a korábban, a hozzájárulás alapján megvalósult adatkezelések jogszerűségét. Visszavonni a fenti e-mail címre küldött levelével tudja, amit a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 5 munkanapon belül teljesítünk.

6.4 Foglalkoztatáshoz kapcsolódó adatkezelés

Érintettek: Adatkezelővel munkajogviszonyban álló személyek

Adatkezelés célja: a munkajogviszonyhoz kapcsolódó, jogszabályi elvárás szerinti adminisztráció

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
Név	GDPR 6. cikk (1) c) jogszabályi megfelelés; 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről. 2017. évi CL tv. az adózás rendjéről 2000. évi C tv. a számvitelről 1997. évi LXXXI tv. a tb.-i nyugellátásról (…)	o a munkaviszony létesítésével, megszüntetésével és a nyugdíjjogosultsággal összefüggő személyes adatok nem selejtezhetők. o a munkabér fizetéssel, bérszámfejtéssel kapcsolatos adatok: nem selejtezhetők o a munkavállaló kapcsolattartóként történő megnevezéséhez fűződő személyes adatokat Adatkezelő a Számviteli tv., és az adó jogszabályok előírása szerint ideig tárolja (8 év).
születési név
anyja neve
állandó lakcím
születési hely és idő,
munkahely/iskola neve és címe
személyi igazolvány száma
egyéb, a jogszabály által előírt adat

Az adatkezelés folyamata:

A fenti adatok megadásának célja, hogy megfeleljünk a jogszabályok által a foglalkoztatáshoz kapcsolódó adminisztratív előírásoknak. Az ehhez tartozó adatok megadása kötelező.

6.5 A KAPUSEGÉD Programban végzett adatfeldolgozás és az M2M Kulcsadatok kezelése

Adatvédelmi szerep: a Szolgáltatási Tartalom tekintetében a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként jár el. A Felhasználó vagy a mögöttes adatkezelő határozza meg az adatkezelés célját és jogalapját; a Kapusegéd üzemeltető a műveleteket az ÁSZF, az 1. számú melléklet és a Felhasználó dokumentált utasításai alapján végzi.

Érintettek kategóriái: a Felhasználó természetes személy képviselői, kapcsolattartói és munkatársai; a Felhasználó könyvelt ügyfelei és azok képviselői; egyéni vállalkozók; munkavállalók, egyszerűsített foglalkoztatottak és más olyan természetes személyek, akiknek adatai a Kapcsolódó Rendszerekben, dokumentumokban, nyilvántartásokban vagy üzenetekben szerepelnek.

Kezelt adatok kategóriái: Hozzáférési Adatok; tárhelyes és cégkapus üzenetek, dokumentumok és kézbesítési adatok; ÜPO-, ASP-, NAV- és helyi adóadatok; adófolyószámla- és törzsadatok; KOMA-státusz; bevallások és más adózási adatok; foglalkoztatotti adatok, ideértve a nevet, adóazonosító jelet és TAJ-számot; egyéni vállalkozói és kapcsolattartási adatok; a Program használatához kapcsolódó beállítások, összerendelések és technikai naplóadatok; továbbá az M2M Kulcsadatok.

Az adatok forrása: a Felhasználó, a Felhasználó által használt elektronikus tárhely, illetve a Felhasználó utasítására elért Kapcsolódó Rendszer. Az API-kulcsot a Felhasználó a NAV M2M-regisztrációs folyamatában szerzi meg, majd egy vagy több API-kulcsot manuálisan rögzít a Programban. A Kapusegéd üzemeltető a Felhasználó vagy harmadik személy nevében nem lép be a NAV M2M-regisztrációs felületére, és API-kulcsot nem igényel.

Az adatfeldolgozás célja és műveletei: a Program szerződés szerinti funkcióinak biztosítása; a Felhasználó által kiválasztott Kapcsolódó Rendszerek figyelése; adatok és dokumentumok automatizált lekérdezése, letöltése, megjelenítése, rendszerezése, tárolása, továbbítása, exportálása és törlése; a Felhasználó által beállított M2M-műveletek technikai végrehajtása; valamint az információbiztonsági események és műveletek naplózása.

Az M2M Kulcsadat kezelése: a Program titkosítva tárolja a Felhasználó által manuálisan rögzített API-kulcsot és az API aktiválása során létrejövő aláíró kulcsot, és azokat kizárólag a Felhasználó által beállított automatizált M2M-műveletek technikai végrehajtására használja. A manuális rögzítés dokumentált adatfeldolgozási utasítás, de nem igazolja a kulcs eredetét, jogosultját, a képviseleti jogosultságot vagy az adatkezelés jogalapját. Az ügyfélkapuk belépési adatait (jelszó, kétlépcsős azonosítás titkos kulcsa) a Program szintén titkosítva tárolja.

Jogalap: a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozói tevékenységének szerződéses keretét a GDPR 28. cikke szerinti 1. számú melléklet biztosítja; ez nem helyettesíti az adatkezelő GDPR 6. cikke, illetve szükség esetén 9–10. cikke szerinti jogalapját. A megfelelő jogalap meghatározásáért, az érintettek tájékoztatásáért, továbbá a képviseleti, hozzáférési és adatkezelési Jogosultság fennállásáért a Felhasználó vagy a mögöttes adatkezelő felel.

Címzettek: a Kapusegéd üzemeltető feladatellátáshoz szükséges hozzáféréssel rendelkező munkatársai és szerződéses közreműködői; az ÁSZF 1. számú mellékletében felsorolt további adatfeldolgozók; továbbá a Felhasználó utasítása alapján elért vagy címzettként kiválasztott Kapcsolódó Rendszerek. A NAV az M2M Szolgáltatás üzemeltetőjeként nem a Kapusegéd üzemeltető további adatfeldolgozója, hanem a saját jogszabályi feladatai szerint eljáró szervezet.

Megőrzés és törlés: az adatfeldolgozás a Felhasználó és a Kapusegéd üzemeltető közötti szerződés hatálya alatt, illetve a Szolgáltatási Tartalom visszaadásáig vagy törléséig tart. A szerződés megszűnésekor a Felhasználó öt munkanapon belül letöltheti az adatait. A törölt iroda, felhasználó és ügyfélkapu adatai a törléstől számított 6 hónapig megmaradnak, utána a rendszer automatikusan véglegesen törli őket; kérésre a végleges törlést azonnal elvégezzük. Az adatok visszaadására és törlésére az ÁSZF 1. számú mellékletének XII. fejezete irányadó. Az M2M Kulcsadatot a Felhasználó a Programban bármikor törölheti; kompromittálódás vagy a Jogosultság megszűnése esetén azt indokolatlan késedelem nélkül törölni vagy leválasztani kell.

6.6 Ügyfélszolgálat adatkezelése

Érintettek: az ügyfélszolgálatot igénybe vevő Felhasználó, annak képviselője, kapcsolattartója vagy munkatársa, továbbá az a személy, akinek adatait a megkeresés tartalma szükségszerűen érinti.

Adatkezelés célja: ügyfélszolgálati segítségnyújtás, hibajegy- és megkereséskezelés, a kommunikáció dokumentálása, minőségbiztosítás és – kizárólag megfelelő anonimizálást követően – általános tájékoztató tartalom készítése.

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, a beszélgetés hanganyaga és leirata, a megkeresés tartalma, valamint az ügy megoldásához szükséges technikai adatok. Jogalap: a természetes személy szerződő félnél a GDPR 6. cikk (1) b) pontja; képviselő vagy kapcsolattartó esetén a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdek.

Az adatkezelés folyamata:

Az ügyfélszolgálati beszélgetésről hangfelvétel és automatikus leirat kizárólag előzetes, egyértelmű tájékoztatás mellett készülhet. A Kapusegéd üzemeltető a hanganyagot és a leiratot az ügy megoldására, a kommunikáció dokumentálására és minőségbiztosításra használja. A hangfelvételek szakmai tartalmára nyilvános oktatási vagy marketingcélú felhasználásra csak tényleges anonimizálás után kerülhet sor. Az anonimizált leirat nem tartalmaz személyes adatot, ezért időkorlátozás nélkül felhasználható. A hangfelvételről az ügyfélszolgálati telefonközpont a hívás elején hangbemondással tájékoztat. A hanganyagok megőrzési ideje 3 év.

• Szolgáltató partner: OpenAI Ireland Limited (Whisper AI)
• Adatkezelési info: https://openai.com/hu-HU/policies/eu-privacy-policy/

A hanganyag és a leirat készítésében igénybe vett szolgáltató a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozójaként kizárólag a Kapusegéd üzemeltető dokumentált utasításai és a vele kötött adatfeldolgozási megállapodás alapján kezelhet személyes adatot. A nyilvánosan felhasználni kívánt kivonat csak akkor minősül anonimizáltnak, ha abból az érintett észszerűen alkalmazható eszközökkel többé nem azonosítható.

A mesterséges intelligencia szolgáltatásnál a modellfejlesztési célú felhasználás ki van kapcsolva a feldolgozás során.

Telefonközpont használata terén az IP-Telekom Kft. szolgáltatását vesszük igénybe:

• Szolgáltató partner: IP-Telekom Kft.
• Adatkezelési info: https://ip-telekom.hu/adatkezeles/

6.7 Panaszkezelés

Érintettek: A jogait sértve érző természetes személy, érintett

Adatkezelés célja: Azonosítás, az eljárás lefolytatása és kapcsolattartás

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
név	GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont; Jogszabályi kötelezettség teljesítése 2016/679 (EU) rendelet (GDPR)	adott ügy lezárását követő 3 év
lakcím
e-mail cím
telefonszám
írásos panasz esetén: aláírás
a panasz részletei
Fogyasztóvédelmi panaszok esetén ugyanezen adatkör szükséges	GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont; Jogszabályi kötelezettség teljesítése 1997. évi CLV tv. A fogyasztóvédelemről	adott ügy lezárását követő 5 év

Az adatkezelés folyamata:

Az általunk folytatott szolgáltatások és adatkezelések tekintetében minden érintett jogosult panasszal élni, amennyiben úgy érzi, hogy őt sérelem érte.

Az adatok megadása a sérelem kivizsgálása és a kapcsolattartás – tehát a szabályszerű eljárás lefolytatása – érdekében kötelező. E nélkül a panasz és/vagy a panaszos nem azonosítható, így az eljárás lefolytatására nincs lehetőségünk.

6.8 Számlák kezelése, számvitel

Érintettek: a számlán megnevezett személyek

Adatkezelés célja: Számviteli törvény szerinti bizonylat-kezelés

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
név	GDPR 6. cikk c) pont; Jogszabályi kötelezettség teljesítése; 2000. évi C. törvény a számvitelről	a számla időpontját követő 8 év
ev. esetén adószám, székhely

Az adatkezelés folyamata:

A természetes személy ügyfelek és egyéni vállalkozók esetében a bizonylatok tartalmaz(hat)nak személyes adatot. Ezeket az adatokat a Számviteli törvény előírásainak megfelelően megőrizzük. Az adatok megadása a vonatkozó jogszabályok alapján kötelező. Elmulasztása esetén a számla nem fogadható el.

Az adatokat elektronikusan tároljuk a billingo.hu szolgáltatás segítségével.

• Partner: Billingo Zrt.
• Adatkezelési info: https://www.billingo.hu/adatkezelesi-tajekoztato

6.9 Marketing, hírlevél

Érintettek: marketing üzenetekhez vagy hírlevél küldéséhez hozzájáruló személyek

Adatkezelés célja: reklám, marketing

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
feliratkozó: név	GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont; az Ön hozzájárulása	A hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 5 évig
e-mail cím, Facebook profil info.
munkavállaló a weboldalon: arckép (fotó), név, szakmai info.	GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont; adatkezelő jogos érdeke	Legfeljebb az érintett munkajogviszonyának végéig.

Az adatkezelés folyamata:

Alkalmanként a Facebook és a Google felületeit használjuk marketing megjelenésekre: az ott megadott adatokat tájékoztatásra, kapcsolatfelvételre használjuk.

A jelzett adatok megadása nem kötelező, ezek hiányában azonban nem tudunk kapcsolatba kerülni ezeken a felületeken. A hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja, ez azonban nem érinti a korábban, a hozzájárulása alapján megvalósult adatkezelés jogszerűségét. Visszavonni a fenti e-mail címre küldött kérésével tudja, amit a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 5 munkanapon belül teljesítünk.

• Szolgáltató: META (Facebook)

• Adatvédelmi info: https://www.facebook.com/privacy/policy/

• Megjegyzés: az EU-ban működve magára nézve kötelezőnek fogadja el a GDPR szabályait.

• Szolgáltató: Google (Ads)

• Adatvédelmi info: https://policies.google.com/privacy

• Megjegyzés: az EU-ban működve magára nézve kötelezőnek fogadja el a GDPR szabályait.

A munkatársaink arcképét megjelenítjük a weboldalunkon. A hatályos adatkezelési szabályok alapján ezt megelőzően ehhez „Érdekmérlegelési tesztet” készítettünk, amit az érintettek megtekinthetnek a munkaadónál.

Hírlevél küldéséhez külső szolgáltatót veszünk igénybe.

• Szolgáltató: https://www.salesautopilot.hu/
• Adatvédelmi info: https://www.salesautopilot.hu/adatkezelesi-tajekoztato

6.10 Súgó-asszisztens (AI-chatbot)

A weboldalon és a KapuSegéd felületén a Google Gemini mesterséges intelligencia szolgáltatására épülő súgó-asszisztens segíti a KapuSegéd használatával kapcsolatos kérdések megválaszolását a Tudástár alapján. Az asszisztenssel folytatott beszélgetés során Ön mesterséges intelligenciával kommunikál; a válasz téves vagy hiányos lehet. Emberi ügyfélszolgálatunk az info@kapuseged.hu címen érhető el.

Érintettek: aki a weboldalon vagy a KapuSegéd felületén a súgó-asszisztensnek kérdést tesz fel (bejelentkezve vagy anélkül)

Adatkezelés célja: terméktámogatás: a felhasználói kérdés megválaszolása, a beszélgetés folytonosságának biztosítása, a súgó javítása és a súgószolgáltatás biztonságos működtetése

Adatfajta	Jogalap	Őrzési idő
a feltett kérdések és a kapott válaszok szövege, a beszélgetés időpontja	GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont (természetes személy szerződő félnél), egyébként f) pont; adatkezelő jogos érdeke (a szolgáltatás támogatása)	az utolsó üzenettől számított 365 nap
bejelentkezett felhasználónál: a felhasználói fiók azonosítója, szerepköre és az iroda előfizetési csomagja
bejelentkezés nélkül: egy véletlenszerű azonosító (a böngészőben tárolt süti), a szerveren csak annak lenyomata

Az adatkezelés folyamata:

A kérdés szövegét, a beszélgetés előzményét, a Tudástár vonatkozó cikkeit, valamint azt, hogy a kérdező melyik oldalon jár és milyen szerepkörű felhasználó, a válasz előállításához a Google Gemini szolgáltatásának (Gemini API) küldjük el. Az alábbi adat-hozzáférés nélkül a kérdezőt azonosító adatot (nevet, e-mail-címet, irodanevet, adószámot) és az ügyfélkapukból letöltött adatokat nem küldjük el. A kérdésben önként megadott adat a beszélgetés részévé válik: kérjük, általánosan fogalmazza meg a kérdését, és ne írjon jelszót, hitelesítési kódot, API-kulcsot, TAJ-számot, egészségügyi adatot vagy ügyfélre vonatkozó bizalmas adatot.

Adat-hozzáférés (csak bejelentkezett felhasználónál): ha a felhasználó a csevegőablakban nem kapcsolja ki a „Láthatja az adataimat” jelölőt, a súgó-asszisztens a kérdés megválaszolásához belenézhet azokba az adatokba, amelyeket a felhasználó a KapuSegéd felületén is lát, a szerepköre, az adózó-hozzáférése és az iroda előfizetési csomagja szerint. Ilyenek például az iroda és az ügyfélkapuk adatai és szinkronállapota, az adózók, a tárhely-üzenetek, a bevallások és a hiányzó bevallások, az adófolyószámla és az önkormányzati adószámla egyenlege, a fizetési kötelezettségek, valamint a biztosítottak, az egyszerűsített foglalkoztatottak és a foglalkoztatók adatai, ezekben személyes adatokkal (például név, adóazonosító jel, TAJ-szám, születési adatok). A súgó-asszisztens ezeket csak olvassa, semmit nem módosít és semmit nem küld ki. Az ügyfélkapuk belépési adatait, a jelszavakat és a kétlépcsős kódokat soha nem látja, és a letöltött dokumentumok (például PDF-ek) tartalmát sem.

A lekérdezett adatokat kizárólag az adott válasz előállításához küldjük el a Google Gemini szolgáltatásnak. A beszélgetéssel együtt csak azt tároljuk, hogy melyik lekérdezés futott és milyen paraméterekkel (például melyik adózóra), a lekérdezés eredményét nem. Az ügyfélkapukból letöltött adatok tekintetében a Relax Szoftverház Kft. a KapuSegédet használó iroda (adatkezelő) adatfeldolgozójaként jár el, a Google LLC pedig további adatfeldolgozóként (lásd az ÁSZF 1. számú mellékletét). Az adat-hozzáférés a csevegőablakban, kérdésenként kikapcsolható.

A kérdések óránkénti számának korlátozásához az IP-címet is használjuk; ezt legfeljebb egy óráig tároljuk, és nem küldjük tovább. A beszélgetések az utolsó üzenettől számított 365 nap után a naponta futó automatikus törléssel törlődnek; a felhasználói fiók végleges törlésekor a fiókhoz tartozó beszélgetések is törlődnek.

Bejelentkezés nélküli használatnál a böngésző a support_chat_guest sütiben tárol egy véletlenszerű azonosítót, amellyel a saját beszélgetéseit folytathatja. A süti csak az első kérdés elküldésekor jön létre, kb. 1 évig él, HTTP-only (a weboldal szkriptjei nem olvassák), és kizárólag a kért súgófunkcióhoz szükséges; más célra nem használjuk. A süti lejárata nem határozza meg a szerveren tárolt beszélgetés megőrzési idejét, arra a fenti 365 nap irányadó.

A súgó-asszisztens nem hoz az érintettre joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó automatizált döntést. Az asszisztens használata önkéntes; helyette e-mailes ügyfélszolgálat is választható. A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen az érintett tiltakozhat. A beszélgetésre vonatkozó hozzáférési, törlési vagy tiltakozási kérelem az info@kapuseged.hu címen nyújtható be; vendégbeszélgetés esetén az azonosításhoz a beszélgetés időpontja és szövege szükséges lehet.

• Szolgáltató partner: Google LLC (fizetős Gemini API; a Google a fizetős szolgáltatásra vonatkozó feltételei szerint a kérdéseket és a válaszokat nem használja a termékei fejlesztésére, és adatfeldolgozóként kezeli őket)
• Szolgáltatói feltételek: https://ai.google.dev/gemini-api/terms; Google adatvédelmi tájékoztató: https://policies.google.com/privacy
• Megjegyzés: az adattovábbítás az Egyesült Államokba is történhet; ennek alapja a szolgáltató adatfeldolgozói feltételeiben szereplő garancia (az Európai Bizottság általános szerződési feltételei, illetve az EU–USA adatvédelmi keret).

7. A weboldal használata

Érintettek: bárki, aki a weboldalra látogat

Adatkezelés célja: a weboldal működtetése és a működéshez kapcsolódó információgyűjtés

A https://kapuseged.hu/ jelenleg az alábbi cookie-kat használja:

• feltétlenül szükséges cookie, hozzájárulást nem igényel

kulcs	tartomány	adatkezelési idő	rövid leírás
support_chat_guest	kapuseged.hu	1 év	Csak akkor jön létre, ha bejelentkezés nélkül kérdez a súgó-asszisztenstől: egy véletlenszerű azonosító, amellyel a böngésző a saját beszélgetéseit folytathatja (lásd 6.10).
VISITOR_PRIVACY_METADATA	.youtube.com	6 hónap	Ez a süti a felhasználó hozzájárulásának és adatvédelmi beállításainak tárolására szolgál a weboldallal való interakciójához. Rögzíti a látogató hozzájárulásával kapcsolatos adatokat a különböző adatvédelmi irányelvekkel és beállításokkal kapcsolatban, biztosítva, hogy a preferenciáit a jövőbeni munkamenetek során tiszteletben tartsák.

• teljesítmény cookie, hozzájárulást igényel, de annak megadása nem kötelező

kulcs	tartomány	adatkezelési idő	rövid leírás
_ga	.kapuseged.hu	13 hónap	Ez a sütinév a Google Universal Analyticshez kapcsolódik – ami a Google gyakrabban használt analitikai szolgáltatásának jelentős frissítése. Ez a süti az egyedi felhasználók megkülönböztetésére szolgál egy véletlenszerűen generált szám, mint ügyfél-azonosító hozzárendelésével. Ez a süti minden egyes oldalkérelemben szerepel egy webhelyen, és a webhelyanalitikai jelentésekhez látogatói, munkamenet- és kampányadatok kiszámítására szolgál.
_ga_751QZNKNS6	.kapuseged.hu	13 hónap	Ezt a sütit a Google Analytics használja a munkamenet állapotának megőrzésére.

• célzott cookie, hozzájárulást igényel, de annak megadása nem kötelező

kulcs	tartomány	adatkezelési idő	rövid leírás
_gcl_au	.kapuseged.hu	3 hónap	A Google AdSense használja a szolgáltatásaikat használó webhelyeken végzett hirdetési hatékonyságnövelés kísérletezésére.
_fbp	.kapuseged.hu	3 hónap	A Meta által használt hirdetési termékek, például harmadik fél hirdetők valós idejű licitálásainak megjelenítésére
YSC	.youtube.com	folyamatos	Ezt a sütit a YouTube állítja be a beágyazott videók megtekintéseinek nyomon követésére.
VISITOR_INFO1_LIVE	.youtube.com	6 hónap	Ezt a sütit a Youtube állítja be, hogy nyomon kövesse a felhasználók preferenciáit a webhelyekbe ágyazott Youtube-videókkal kapcsolatban; azt is meg tudja állapítani, hogy a webhely látogatója a Youtube felületének új vagy régi verzióját használja-e.

Az adatkezelés folyamata:

A weboldalunk úgynevezett „süti” technikát használ(hat). A süti egy olyan kis szövegfájl, amelyet a honlap szolgáltatója helyez el az Ön számítógépének merevlemezén. A sütik különböző, működést támogató funkciókat biztosítanak a honlap számára.

Önnek, mint felhasználónak módjában áll engedélyezni vagy elutasítani a sütiket, amint az első alkalommal a weboldalra lép. Ezt követően minden további látogatás alkalmával lehetősége nyílik a korábbi döntése módosítására. Amennyiben úgy dönt, hogy a sütiket elutasítja, előfordulhat, hogy a weboldalunk egyes funkcióit nem tudja majd megfelelően használni.

8. Az adatok továbbítása, átadása

Esetenként a tevékenységünkhöz kapcsolódóan személyes adatokat továbbítunk harmadik személy részére. Az adatok továbbítása papír alapon és elektronikusan is történhet, mindkét esetben gondoskodva arról, hogy kizárólag a címzett részére legyen hozzáférhető az adat.

• papír alapú továbbítás: személyes átadással vagy postai úton (ajánlott levél), kifejezetten a címzett részére
• elektronikusan (e-mail): személyes adat az üzenet szövegében nem jelenik meg. Szükség esetén személyes adat küldése csatolt Excelben vagy tömörített fájlban történik, minden esetben egyedi jelszóval ellátva.

Adatkezelőként – „szerződések teljesítése” vagy „jogszabályi megfelelés” jogalappal – adatokat adunk át – a 6. pontban jelzett partnereken túlmenően – az alábbi adatfeldolgozóként vagy önálló adatkezelőként működő szervezetek felé:

• K&H Bank Zrt. (önálló adatkezelő)

• Adatkezelési info.: https://www.kh.hu/adatkezelesi-tajekoztato

• BinX Zrt. (önálló adatkezelő)

• Adatkezelési info.: https://binx.hu/static/docs/adatvedelmi_tajekoztato_20250620.pdf

Adatfeldolgozói minőségben a Kapusegéd üzemeltető a Szolgáltatási Tartalmat kizárólag a Felhasználó dokumentált utasítása, az ÁSZF 1. számú mellékletében engedélyezett további adatfeldolgozó igénybevétele, illetve uniós vagy tagállami jog kötelező rendelkezése alapján továbbítja. EGT-n kívüli adattovábbításra kizárólag a GDPR V. fejezete szerinti feltételekkel kerülhet sor.

Az M2M-kapcsolat során a Program a Felhasználó utasítása alapján adatokat továbbíthat a NAV részére, illetve adatokat vehet át a NAV rendszeréből. Az adatcsere körét a Felhasználó által kiválasztott funkció, a kulcshoz kapcsolódó jogosultság és a NAV mindenkori műszaki specifikációja határozza meg.

9. Az adatok biztonsága

A Kapusegéd üzemeltető a GDPR 32. cikkének megfelelő, az adatkezelés jellegével és kockázataival arányos technikai és szervezési intézkedésekkel védi a saját adatkezeléseiben kezelt személyes adatokat és a Felhasználó nevében feldolgozott Szolgáltatási Tartalmat.

Az intézkedések kiterjednek különösen a hozzáférési jogosultságok korlátozására, a titoktartásra, a naplózásra, a sérülékenységek kezelésére, a mentési és helyreállítási eljárásokra, az incidenskezelésre és a szolgáltatók biztonsági követelményeire. A Program és a felhasználók közötti adatátvitel titkosított (HTTPS) kapcsolaton történik, és a Kapusegéd üzemeltető adminisztrációs felülete csak kétlépcsős azonosítással érhető el.

A Hozzáférési Adatokat és az M2M Kulcsadatokat a Kapusegéd üzemeltető kiemelten védett hitelesítési adatként, titkosítva tárolja. Ezekhez kizárólag a szolgáltatás működtetéséhez feltétlenül szükséges informatikai folyamatok és feljogosított személyek férhetnek hozzá. A kompromittálódott vagy már nem jogszerűen használható kulcsot haladéktalanul le kell választani, és a Felhasználót értesíteni kell a NAV-nál szükséges visszavonásról vagy cseréről.

10. Az érintettek jogai és a kérelmek teljesítése

Az érintetteket a GDPR 15–21. cikkei alapján a személyes adataik vonatkozásában az alábbi jogok illetik meg:

• tájékoztatáshoz való jog;
• hozzáférési jog;
• helyesbítéshez való jog;
• törléshez való jog;
• az adatkezelés korlátozásához való jog;
• adathordozhatósághoz való jog;
• tiltakozáshoz való jog.

Jogait az info@kapuseged.hu e-mail címre küldött megkeresés útján gyakorolhatja.

Ha a kérelem a Kapusegéd üzemeltető saját adatkezelésére vonatkozik, a Kapusegéd üzemeltető adatkezelőként bírálja el és teljesíti azt. Ha a kérelem a Felhasználó utasítására kezelt Szolgáltatási Tartalomra vonatkozik, a kérelem teljesítéséről a Felhasználó vagy a mögöttes adatkezelő dönt; a Kapusegéd üzemeltető a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül továbbítja, és az ÁSZF 1. számú melléklete szerint közreműködik annak teljesítésében.

A hozzáférési jog alapján tájékoztatást kérhet arra vonatkozóan, hogy személyes adatai kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, a személyes adatokhoz hozzáférhet, illetve tájékoztatást kaphat az adatkezelés biztonsági feltételeiről is.

A helyesbítéshez való jog szerint kérésére késedelem nélkül javítjuk pontatlan személyes adatait, valamint hiányos adatait kiegészítjük.

Törléshez való jog alapján indokolatlan késedelem nélkül töröljük a személyes adatait az alábbi esetekben:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amiért gyűjtöttük vagy azokat más módon kezeljük;
• ha az adatkezelés alapját képező hozzájárulás visszavonásra kerül, és más jogalap nincs az adatok kezelésére;
• ha a személyes adatokat jogellenesen kezeltük;
• jogszabály szerint a személyes adatokat törölnünk kell.

A személyes adatot nem törölhetjük, amennyiben az adatkezelés jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.

Kérésre a személyes adatok felhasználását az adatkezelés korlátozásához való jog alapján korlátozzuk, ekkor a személyes adatokat csak meghatározott körben használjuk fel.

Az adathordozhatósághoz való jog alapján, amennyiben az mások jogait és szabadságait nem sérti, az adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban elküldjük Önnek, illetve az adatokat kérésére közvetlenül továbbítjuk egy másik adatkezelő részére.

A Kapusegéd üzemeltető az érintetti kérelemre indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül válaszol. A határidő szükség esetén, a kérelem összetettségére és számára figyelemmel további két hónappal meghosszabbítható; erről és a késedelem okáról a Kapusegéd üzemeltető az első egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozóként jár el, e határidők teljesítését a kérelem továbbításával és a Felhasználónak nyújtott segítséggel támogatja.

A tiltakozás joga a GDPR 21. cikkében meghatározott feltételek szerint, különösen a GDPR 6. cikk (1) e) vagy f) pontján alapuló adatkezeléseknél gyakorolható. A Kapusegéd üzemeltető a tiltakozást a GDPR 12. cikk (3) bekezdése szerinti határidőben bírálja el.

11. Adatkezelésre vonatkozó egyéb rendelkezések

Az adatkezelés megszűnése

A Kapusegéd üzemeltető saját adatkezeléseiben a személyes adatot az adott célnál meghatározott megőrzési idő lejártáig, illetve jogi kötelezettség vagy igényérvényesítés fennállásáig kezeli. A hozzájárulás visszavonása csak a hozzájáruláson alapuló adatkezelést érinti, és nem eredményez törlést, ha más jogalap vagy megőrzési kötelezettség áll fenn.

A Szolgáltatási Tartalom visszaadásáról és törléséről a Felhasználó rendelkezik az ÁSZF 1. számú melléklete szerint. A szerződés megszűnésekor a Felhasználó öt munkanapon belül letöltheti az aktív rendszerben elérhető adatait. A szerződés megszűnése önmagában nem törli az adatokat: az iroda törlése akkor történik meg, ha a Felhasználó az iroda utolsó felhasználójaként törli a saját fiókját, vagy ha kérésére (illetve az ÁSZF-ben meghatározott esetben) mi töröljük az irodát. A törölt iroda, felhasználó és ügyfélkapu adatai a törléstől számított 6 hónapig megmaradnak, utána a rendszer automatikusan véglegesen törli őket. Kérésre a végleges törlést azonnal elvégezzük.

Az M2M Kulcsadatot a Felhasználó a Programban bármikor törölheti; ilyenkor az az aktív rendszerből azonnal törlődik. A biztonsági mentésekben megmaradó példányok a rendes megőrzési ciklus végéig elkülönítetten és a szokásos felhasználásból kizárva maradnak meg.

12. Adatvédelmi panaszok kezeléséhez kapcsolódó eljárási szabályok

Az eljárás: panaszként kezeljük és intézzük az érintett természetes személyektől hozzánk írásban jelzett minden észrevételt, amennyiben az adatvédelmi tárgyú, és a jelen Adatkezelési tájékoztatóban foglaltakkal össze nem egyeztethető eljárásunkkal vagy mulasztásunkkal kapcsolatosan sérelmet fogalmaz meg (továbbiakban: panasz).

Panasszal élni a fenti e-mail címünkre (elektronikusan) vagy a levelezési címünkre küldött bejelentéssel lehet.

A panasz vagy érintetti kérelem benyújtásához az ügy azonosításához és a kapcsolattartáshoz szükséges adatokat kell megadni. A Kapusegéd üzemeltető kizárólag akkor kérhet további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információt, ha észszerű kétsége merül fel a kérelmező személyazonosságával kapcsolatban. A kérelem érvényességének nem általános feltétele a telefonszám, a kézi aláírás vagy az adatkezeléshez adott külön hozzájárulás; hiányos kérelem esetén a Kapusegéd üzemeltető elsősorban pontosítást kér.

A Panaszos adatait kizárólag a panaszbejelentéssel kapcsolatosan kezeljük, azt harmadik személyek részére, kivéve a jogszabályban rögzített hatósági, bírósági megkereséseket, nem adjuk ki, üzleti célokra nem használjuk fel.

A panaszt kivizsgáljuk és arra a kézhezvételt követően 30 napon belül indokolt, írásbeli választ adunk a panasz bejelentés módjával azonos módon (e-mailen vagy postai úton). Amennyiben a panasz kivizsgálására a 30 napos határidő nem elegendő, úgy erről a panaszost tájékoztatjuk. Ebben az esetben a bejelentéstől számított 3 hónapon belül fogunk írásbeli, indokolt választ adni a bejelentéssel azonos módon.

Amennyiben a panasz kivizsgálását követően azt állapítjuk meg, hogy az tényszerű és indokolt volt, úgy a sérelmének orvoslása módjáról és mértékéről a panasz elbírálásával egyidejűleg tájékoztatjuk Önt.

A panasz elutasítása esetén írásban adunk tájékoztatást arról, hogy a panasszal a továbbiakban fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: NAIH) vagy sérelem esetén a Bírósághoz is.

A NAIH az érintetti jogok érvényre juttatását formalevelek kibocsátása útján segíti elő: https://naih.hu/panaszuegyintezes-rendje.html

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetőségei: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; telefon: +36 (1) 391-1400; weboldal: www.naih.hu

13. Adatvédelmi incidens és kezelése

Ha az incidens a Kapusegéd üzemeltető saját adatkezelését érinti, a Kapusegéd üzemeltető adatkezelőként dokumentálja és kivizsgálja az esetet, megteszi a kárenyhítő intézkedéseket, és – ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira – indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelenti a NAIH-nak. Magas kockázat esetén az érintetteket is indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, kivéve a GDPR 34. cikk (3) bekezdésében meghatározott eseteket.

Ha az incidens a Felhasználó nevében kezelt Szolgáltatási Tartalmat érinti, a Kapusegéd üzemeltető adatfeldolgozóként indokolatlan késedelem nélkül értesíti a Felhasználót, az ÁSZF 1. számú mellékletének XI. fejezete szerint. A Kapusegéd üzemeltető átadja a rendelkezésére álló szükséges információkat, dokumentálja az incidenst, és közreműködik a Felhasználó GDPR 33–34. cikke szerinti kötelezettségeinek teljesítésében. A NAIH és az érintettek értesítéséről az adatkezelő dönt.

Hozzáférési Adat vagy M2M Kulcsadat elvesztése, jogosulatlan megismerése vagy felhasználása esetén a Kapusegéd üzemeltető haladéktalanul megkezdi a kockázatértékelést, korlátozza az érintett kapcsolatot, értesíti a Felhasználót, és együttműködik a kulcs NAV-nál történő visszavonásában vagy cseréjében. Az esemény adatvédelmi incidensnek minősülhet, ha személyes adatok biztonságát is érinti.

Aki adatvédelmi incidenst észlel a tevékenységünk kapcsán, minél előbb jelezze e-mailben az info@kapuseged.hu címen!

Adatvédelmi tisztviselő: a Kapusegéd üzemeltető a tájékoztató hatálybalépésekor nem jelölt ki adatvédelmi tisztviselőt. A kijelölési kötelezettség fennállását rendszeresen, dokumentáltan felülvizsgálja, különösen arra figyelemmel, hogy fő tevékenysége keretében történik-e érintettek nagymértékű rendszeres és szisztematikus megfigyelése, illetve különleges vagy bűnügyi személyes adatok nagy számban történő kezelése. Ha a GDPR 37. cikkének feltételei teljesülnek, a Kapusegéd üzemeltető adatvédelmi tisztviselőt jelöl ki és elérhetőségét közzéteszi.

A Kapusegéd üzemeltető a tájékoztatót jogszabályváltozás, hatósági vagy bírósági gyakorlat, szolgáltatás- vagy technológiaváltozás, új adatkezelési cél, új címzett vagy új adatfeldolgozó bevonása esetén módosíthatja. A lényeges változásokról az érintetteket és a Felhasználókat a változás hatálybalépése előtt, igazolható és közérthető módon tájékoztatja. Ha a változás az ÁSZF-et vagy az 1. számú mellékletet is érinti, azok módosítására és elfogadására az ÁSZF rendelkezései irányadók.

Fábiánsebestyén, 2026. november 3. Hatálybalépés: 2026. november 3.

RELAX Szoftverház Kft., a KapuSegéd üzemeltetője