ÜgyfélSegéd: a számlaképeket és a bankkivonatokat a rendszer kéri be helyetted
A KapuSegéd a hivatali oldalt hozza egy helyre: a tárhelyes üzeneteket, az adófolyószámlát és a hiányzó bevallásokat. A könyvelés másik fele viszont az ügyfél felől érkezik: számlaképek, bankkivonatok, szerződések. Ezek ma is legtöbbször emailben, üzenetben vagy papíron jönnek, és a hónap végén a könyvelőnek kell kiderítenie, mi hiányzik még. Erre készült a testvéralkalmazásunk, az ÜgyfélSegéd.
Az ÜgyfélSegéd egy közös felület a könyvelőiroda és az ügyfelei számára. A számlák, a bankkivonatok, a dokumentumok és a feladatok egy helyen vannak, a hiányzó anyagokat pedig a rendszer kéri be az ügyféltől.
A számlák a NAV-ból érkeznek
Az ügyfél vállalkozását egyszer kell összekötni a NAV Online Számla rendszerével, a vállalkozás technikai felhasználójával. Ezután az ÜgyfélSegéd óránként letölti az új bejövő és kimenő számlákat: a partnert, a számlaszámot, a dátumokat, az összegeket és a tételsorokat is.
A Számlák listában az összes ügyfél számlája együtt látszik. Minden számlánál jelölve van, hogy a NAV-ból jött vagy kézzel rögzítették, és hogy mi a számlakép állapota: Hiányzó, Megvan, Nem szükséges vagy Lezárva. Egy kattintással rászűrhetsz a hiányzó képekre, és a szűrt listát Excelbe is letöltheted.
A számlaképet a rendszer párosítja
Az ügyfélnek csak fel kell töltenie a számlaképeit: fotót és PDF-et vegyesen, akár egy ZIP-fájlban is. A rendszer kiolvassa a számlaszámot és a szállító adószámát, felismeri a vállalkozást és az irányt, majd megkeresi a NAV-ból letöltött számlát, és hozzá párosítja a képet. Kézzel csak akkor kell párosítani, ha a kiolvasás nem sikerült, például egy homályos fotónál.
A számlaképek más utakon is beérkezhetnek:
- emailben: minden felhasználónak saját, titkos beküldő címe van, ide a szállítók számláit is továbbíthatja;
- telefonról: az ügyfél a telefonjával lefotózza a számlát;
- számlázóprogramból: a kimenő számlák képe a Számlázz.hu, a Billingo vagy az Innvoice összekötésével magától megérkezik.
A külföldi számlák nem kerülnek be a NAV-ba, de ezeket is ugyanígy fel lehet tölteni: a rendszer kiolvassa az adataikat, és kézi számlaként rögzíti őket, tételsorokkal együtt.
A hiányzó anyagokat a rendszer kéri be
A vezérlőpulton vállalkozásonként látszik, hány számlakép és melyik hónap bankkivonata hiányzik. A Bekérés gombbal a rendszer emailben elküldi az ügyfélnek a hiányzó anyagok tételes listáját. A levélben minden számla egy link, amely egyenesen oda visz, ahol a képet fel lehet tölteni. Az ügyfelek ezen felül rendszeres összefoglalót is kaphatnak a hiányzó anyagaikról, a gyakoriságot ők maguk állítják be.
Bankkivonatból könyvelőprogramba tölthető fájl
A Bankszámlák oldalon minden bankszámlánál hónapról hónapra látszik, megérkezett-e a kivonat. A feltöltött PDF-kivonatból a rendszer kiolvassa a tételeket, és a nyitó és záró egyenleggel ellenőrzi őket. Az ügyféltől így nem kell külön adatfájlt kérni: a PDF-ből az ÜgyfélSegéd előállítja azt a formátumot, amelyet a könyvelőprogram beolvas. A hazai nagy bankok mellett a Wise és a Revolut kivonatait is ismeri.
Ami még benne van
- Dokumentumok: bérlisták, szerződések, munkaügyi iratok, kategóriával, időszakkal és státusszal.
- Feladatok és chat: a könyvelő és az ügyfél közötti teendők és egyeztetés, a számlákhoz kommentek és belső megjegyzés.
- Felhasználók: a kollégák és az ügyfelek meghívása, korlátlan számban. Az ügyfeleknek a használat ingyenes.
Átköltözés a KapuSegédből
Ha már KapuSegédet használsz, az ügyfeleidet nem kell egyesével felvenned. Az ÜgyfélSegédben a Vállalkozások oldalon az Importálás → Importálás KapuSegédből menüpontot választod, és megadod a KapuSegédben létrehozott API kulcsodat (KapuSegédben: Beállítások → API kulcsok). A rendszer átveszi az aktív adózóidat, a már meglévőket kihagyja, és importálás előtt egy listán jóváhagyod, mi kerüljön át.
Kipróbálás
Az ÜgyfélSegéd 14 napig ingyen kipróbálható: regisztráció az ugyfelseged.hu oldalon. A teljes, 18 perces bemutatóvideó a YouTube-on is megnézhető: ÜgyfélSegéd könyvelőknek: teljes termékbemutató.