A Szabályok oldalon dokumentumtípusonként állítod be, mi történjen egy beérkező tárhely-üzenettel: milyen státuszt kapjon, letöltse-e a KapuSegéd, tartós tárba kerüljön-e, és kinek küldjük ki emailben. A dokumentumtípusok listája előre adott (felszólítások, végzések, határozatok, elfogadó nyugták és sok más), neked csak a teendőket kell megadnod.
A Szabályok oldal megnyitása
- A bal oldali menüben, a Beállítások csoportban kattints a Szabályok menüpontra.
- A Keresés… mezőben keress rá a dokumentumtípusra, például „Végzés” vagy „Felszólítás”.
- Ha a név mellett csak egy rövid megnevezést látsz, rámutatva megjelenik a teljes leírás.
Minden módosítás azonnal mentődik, ezt a Sikeresen módosítottad a szabályt. felirat jelzi. Külön mentés gomb nincs.
Mit állíthatsz be egy dokumentumtípusnál?
- Nem kell: bejelölve az ilyen üzenet meg sem jelenik a KapuSegédben, és nem is küldjük ki. Csak olyan típusnál használd, amire biztosan nincs szükséged.
- Üzenet státusz: ezt a státuszt kapja az üzenet érkezéskor.
- Letöltés típusa: a Letöltés esetén a KapuSegéd letölti a dokumentumot, és az üzenet sorából vagy oldaláról bármikor megnyithatod. A Tartós tárba helyezés ezen felül a NAV tárhelyen is a tartós tárba teszi az üzenetet, így ott a 30 napos megőrzési időn túl is megmarad. A - nincs letöltés - esetén nem töltjük le.
- Email-ben kiküldés: Azonnal vagy Ütemezett reggelre. A reggeli küldés a legutóbbi küldés óta érkezett üzeneteket címzettenként egy levélbe gyűjti.
- Szín: ezzel a háttérszínnel jelenik meg az üzenet az Üzenetek listában.
- Jegyzet: rövid szöveg, ami bekerül a kiküldött emailbe (például teendő az ügyfélnek).
- Címzettek a ✉ oszlopokban: Ügyfélkapu, Adózó, Könyvelő, Bérszámfejtő, Adótanácsadó, Cégkapu. Jelöld be, kinek menjen a levél.
A Joghatály oszlop azt mutatja, hány nap a joghatály a dokumentum első megnyitásától. Ezt nem kell állítanod. A Létrehozva oszlop szerint rendezve látod, mely dokumentumtípusok kerültek be legutóbb, így az új típusokat is időben beállíthatod.
Hogyan érdemes beállítani?
- Határidős, teendős levelek (végzés, ellenőrzés, felszólítás): ezeket ne töltsd le automatikusan. A NAV szabályai szerint a letöltés megnyitásnak számít, és ettől a határidő elindulhat. Elég, ha státuszt kapnak, és emailben szólnak a könyvelőnek.
- Egyszerű tájékoztatók: ezeket nyugodtan letöltheted, és azonnal kiküldheted az ügyfélnek.
- Szabály nélküliek sor: állítsd Nyitott státuszra, és küldd ki a könyvelőnek, így egy új, még ismeretlen típusú levél sem vész el. Ennél a sornál a letöltést gondold meg: olyan leveleket is letöltene, amelyeket máskor nem töltenél le.
- NAV elfogadó nyugta: itt ne jelöld be a Nem kell oszlopot, és hagyd bekapcsolva a letöltést. Enélkül a beadott bevallások nem jelennek meg a Bevallások listában, és a Hiányzó bevallások közül is csak késve kerülnek le.
A szabályok az egész irodára érvényesek: egy irodának egy szabálykészlete van, adózónként eltérő szabályt nem lehet beállítani.
Kinek megy az email?
- Adózó: az adózó adatlapján megadott Üzenet küldési e-mail címekre.
- Könyvelő, Bérszámfejtő, Adótanácsadó: az adózó adatlapján megadott Könyvelői e-mail, Bérszámfejtői e-mail, Adótanácsadói e-mail címekre.
- Ügyfélkapu és Cégkapu: az ügyfélkapunál, illetve a cégkapunál megadott Üzenet küldési e-mail címekre.
Ha egy címzettnél nincs email cím megadva, oda nem megy levél. Ha be van állítva kiküldési mód, de egy címzett sincs bejelölve (vagy fordítva), a mező pirossal jelez: Válassz ki címzettet!
Mi történik utána?
A szabály az ezután érkező üzenetekre vonatkozik, a már meglévőket nem módosítja. Ha letöltést is kértél, az email a letöltés után megy ki, és a dokumentum csatolva lesz hozzá, amennyiben a mérete ezt engedi. A kiküldött leveleket és a kézbesítésüket az Elküldött levelek oldalon követheted.
Export és import
Az Export gomb Excelbe menti az összes szabályt. Az Import gombbal a kitöltött Excel fájlból egyszerre több szabályt is beállíthatsz: az ablakban előbb töltsd le a Minta Excel fájl letöltése gombbal a mintát. Egy másik iroda exportált szabály-Excelét is importálhatod. Az import csak a fájlban szereplő szabályokat írja felül, a többit nem módosítja. A Státusz oszlopban csak olyan státusznév állhat, amely az irodádban létezik (lásd az Üzenet státuszok oldalt).
Ki és milyen csomagban állíthatja?
A Szabályok oldalt csak menedzser szerepkörű felhasználó látja. Az Azonnal kiküldés az Alap csomag és a Prémium csomag része: az Ingyenes csomagban csak az Ütemezett reggelre választható.
Gyakori kérdések
Mi az a „Szabály nélküliek” sor? Ide tartoznak azok az üzenetek, amelyek egyik dokumentumtípusba sem illettek. Ezekre is beállíthatsz státuszt, letöltést és kiküldést.
Átállítottam egy szabályt. A korábbi üzenetek is letöltődnek? Nem. Egy korábbi üzenet letöltését az üzenet sorában, a Letöltés típusa mezőben kérheted.