Minden adózóhoz négy email címlistát adhatsz meg: az adózóét, a könyvelőjéét, a bérszámfejtőjéét és az adótanácsadójáét. Ezekre a címekre megy ki minden, amit a KapuSegéd az adózó nevében küld: a továbbított tárhely-üzenetek, a hátralék-értesítő, a fizetési kötelezettségek és a kézzel kiküldött kimutatások. A címeket az adózó szerkesztőoldalán állítod be.
A címek megadása
- Kattints a menüben az Adózók pontra.
- A sor végén kattints a Műveletek gombra, majd a Szerkesztés pontra.
- Görgess az Értesítési e-mail címek részhez.
- Kattints a megfelelő mezőbe, írd be a címet, majd nyomd meg az Enter billentyűt. Egy mezőbe több címet is felvehetsz, és vesszővel elválasztott listát is beilleszthetsz.
- Egy cím törléséhez kattints a címke melletti × jelre.
- Kattints a Mentés gombra.
Melyik lista mire való?
- Üzenet küldési e-mail: az adózó saját címei. Ide megy a hátralék-értesítő, és a szabályokban az Adózó címzett is ezt a listát jelenti.
- Könyvelői e-mail: a szabályokban a Könyvelő címzett.
- Bérszámfejtői e-mail: a szabályokban a Bérszámfejtő címzett.
- Adótanácsadói e-mail: a szabályokban az Adótanácsadó címzett.
Az adófolyószámla, a törzsadat, az önkormányzati adószámlák vagy a köztartozás kézi kiküldésekor (Email-ben kiküldés gomb az adatlap fülein) a címzett mezőt alapból az Üzenet küldési e-mail lista tölti ki. A Kitöltés menüvel a másik három lista címeire cserélheted.
A hátralék-értesítés bekapcsolása
Ha egy adózónál bekapcsolod, az adózó emailt kap, amikor tartozása van a NAV-nál, az önkormányzatnál (ASP), vagy végrehajtható köztartozása van. Hogy ezek közül melyikről megy értesítő, az a csomagodban elérhető adatkörökön múlik. A levél az Üzenet küldési e-mail címekre megy.
Két helyen kapcsolhatod be:
- Az Adózók listán a Hátralék-értesítés oszlop jelölőnégyzetével. A változás azonnal mentődik.
- Vagy az adózó szerkesztőoldalán, a Hátralék értesítés jelölőnégyzettel, majd a Mentés gombbal.
Hogy hány naponta mehet ki újra a hátralék-értesítő, azt menedzserként az Iroda beállításai oldalon, az Adózói hátralék értesítés küldésének gyakorisága beállításnál adhatod meg. Azt, hogy pontosan mikor indul a levél, a „Hátralék-értesítő: mikor kap levelet az ügyfél?" cikk írja le.
Gyakori kérdések
Bekapcsoltam a hátralék-értesítést, mégsem ment ki levél. Miért? Ellenőrizd, hogy az adózó aktív-e, és van-e legalább egy cím az Üzenet küldési e-mail listában. Inaktív adózónak és cím nélkül nem megy levél. Az is lehet, hogy a tartozás nem érte el az értesítés küszöbét.
Több adózónál is ugyanazt a könyvelői címet kell megadnom? Igen, a címek adózónként tárolódnak. Sok adózónál gyorsabb importtal kitölteni őket (lásd az „Adózók importálása és exportálása" cikket).
Hol látom, hogy megkapta-e az ügyfél a levelet? Az Elküldött levelek listában, ahol a kézbesítés állapota is látszik.
Ki módosíthatja a címeket? A menedzser és a könyvelő. Adózóként (ügyfélként) a címeket csak megtekintheted az adatlapon.