Az Elküldött levelek oldalon látod az összes emailt, amit a KapuSegéd az irodád nevében kiküldött: a szabályok szerint kiküldött és a kézzel továbbított tárhely-üzeneteket, a tartozás-értesítéseket, az összesítő emaileket és a többi értesítést. Minden levélnél látszik, megérkezett-e és megnyitották-e. Így ha egy ügyfél azt mondja, nem kapta meg a levelet, itt utána tudsz nézni.
A lista megnyitása és szűrése
- A bal oldali menüben, az Adózói adatok csoportban kattints az Elküldött levelek menüpontra.
- A Keresés email címre… mezőben keress rá a címzett email címére.
- A Szűrők gombbal szűkíthetsz Típus, Csatolmány, Státusz és Kiküldve (dátum) szerint. A tárhely-üzenetekről szóló levelek típusa Tárhely üzenetek.
A lista oszlopai: Típus, Email, Csatolmány, Státusz és Kiküldve (a küldés időpontja).
Mit jelent a státusz?
- Kiküldve: a levél elindult, a fogadó levelezőrendszer még nem jelezte vissza a kézbesítést.
- Megérkezett: a címzett levelezőrendszere átvette a levelet.
- Megnyitva: a címzett megnyitotta a levelet.
- Sikertelen kézbesítés: a kézbesítés hibát jelzett, például hibás vagy megszűnt email cím, megtelt postafiók, elutasítás, vagy a címzett spamnek jelölte a levelet. Ha a levelezőrendszer csak elhalasztotta a kézbesítést, és a levél később mégis megérkezik, az állapot Megérkezett lesz.
A Megnyitva állapot nem mindig jelenik meg akkor sem, ha a címzett elolvasta a levelet: egyes levelezőprogramok ezt nem jelzik vissza. A Megérkezett viszont biztosan azt jelenti, hogy a levél célba ért.
Tipp: nézd át rendszeresen, például hetente, a Sikertelen kézbesítés állapotú leveleket. Ehhez a Szűrők gombbal a Státusz mezőben válaszd ezt az értéket. Így időben kiderül, ha egy ügyfél email címe megváltozott vagy megszűnt.
Egy levél részletei
- Kattints a levél sorára.
- Az Adatok blokkban látod a típust, a címzettet, a küldés idejét, a Tárgy mezőt, a Csatolmányok száma mezőt és az Utolsó állapotváltozás időpontját.
- Az Események blokk időrendben sorolja fel, mi történt a levéllel, például Kiküldve, Megérkezett, Megnyitva, Kattintás, Visszapattant (végleges) vagy Érvénytelen email cím.
- Az Email tartalma blokkban pontosan azt látod, amit a címzett kapott.
A tárgy, az események és a tartalom betöltése néhány másodpercig tarthat. Ha a A levél adatait most nem sikerült lekérni, kérjük, próbáld újra később. üzenet jelenik meg, frissítsd később az oldalt.
Egy tárhely-üzenet kiküldései
Nem kell az Elküldött levelek oldalon keresgélned, ha egy konkrét üzenetre vagy kíváncsi. Az Üzenetek listában a Kiküldve oszlop zöld ikonjára mutatva látod, kinek, mikor ment ki és milyen állapotban van. Az üzenet oldalán a Kiküldések blokk ugyanezt mutatja. Bármelyik sorra kattintva a levél részleteihez jutsz.
Ki látja az oldalt?
A menedzser és a könyvelő szerepkörű felhasználó, minden csomagban. Az adózó szerepkörű felhasználó nem látja.
Gyakori kérdések
Sikertelen kézbesítést látok. Mit tegyek? Nyisd meg a levelet, és nézd meg az Események blokkot. Érvénytelen email cím vagy Visszapattant (végleges) esetén javítsd a címet az adózó adatlapján. Visszapattant (ideiglenes) vagy Kézbesítés elhalasztva esetén a címzett postafiókja átmenetileg nem fogadott levelet, például megtelt. SPAM esetén a címzett levélszemétnek jelölte a levelet.
Az ügyfél szerint nem jött meg a levél, de itt Megérkezett áll. A levél átvételét a címzett levelezőrendszere visszaigazolta. Kérd meg az ügyfelet, hogy nézze meg a levélszemét (spam) mappát is.
Miért nincs csatolmány egy tárhely-üzenetes levélen? A fájlt csak akkor csatoljuk, ha a KapuSegéd már letöltötte a dokumentumot, és a mérete belefér a levélbe.