Az Üzenetek oldalon látod az összes ügyfélkapud és cégkapud tárhelyére (NAV tárhely, Cégkapu tárhely) érkezett üzenetet, adózótól függetlenül, egyetlen listában. Nem kell egyenként belépned az ügyfélkapukba: a tárhelyeket naponta többször átnézzük, és az új üzenetek ide kerülnek. Innen tudod az üzenetet letölteni, státuszt adni neki, megjegyzést írni hozzá és emailben továbbítani.
Az oldal megnyitása
- A bal oldali menüben, az Adózói adatok csoportban kattints az Üzenetek menüpontra.
- Ha csak egy adózó üzeneteire vagy kíváncsi, a kereső melletti Adózó mezőben válaszd ki az adózót.
- Szövegre a Keresés dokumentumra, adózóra, fájlnévre… mezőben kereshetsz.
- Egy üzenet részleteihez kattints a sorra vagy a dokumentum nevére.
Mit mutatnak az oszlopok?
- Feladó: a küldő hivatal rövid neve (például NAV, ÖNK, MÁK).
- Dokumentum adatai: legfelül, nagyobb betűvel a dokumentum neve (kattintásra megnyílik az üzenet), alatta az adózó neve (kattintásra az adózó oldala nyílik meg), majd a dokumentum leírása, végül halványan a fájlnév.
- Státusz: az iroda saját feldolgozási státusza (például Nyitott, Folyamatban, Lezárt).
- Letöltés típusa: kérted-e a fájl letöltését vagy tartós tárba helyezését, színes címkével: Nincs (szürke), Letöltés (kék nyíl), Tartós tár (lila doboz). Ha a fájl már megvan, zöld pipás Letöltve címke áll itt, ez nem módosítható. A címkére kattintva lenyílik a választás; a Státusz címke ugyanígy, a státusz színével.
- Dátum: mikor érkezett az üzenet a tárhelyre.
- Joghatály: a joghatályos dokumentumoknál az a nap, ameddig a határidő az első megnyitástól számítva tart.
- Nyomtatvány: ha az üzenet egy bevalláshoz tartozik, a nyomtatvány és az időszak. Ha az egérrel ráállsz, egy buborékban látod a bevallás adatait (időszak, vonalkód, funkció, státusz, befogadás dátuma); rákattintva a bevallás oldalára jutsz.
- Kiküldve: zöld ikon jelzi, ha az üzenetet már elküldtük emailben. Rámutatva látod, kinek és mikor.
- Megjegyzés: saját belső megjegyzés az üzenethez.
Ha egy oszlop nem fér ki, görgesd vízszintesen a táblázatot, vagy a lista alján, a lapozás sorában lévő Oszlopok gombbal válaszd ki, mely oszlopok jelenjenek meg.
A sor háttérszíne a dokumentumtípushoz tartozó szabály színe, így a fontos levelek első ránézésre kiemelkednek. A dokumentum neve előtti teli, narancssárga boríték azt jelzi, hogy az üzenetet a tárhelyen még senki nem nyitotta meg. Az adózó neve melletti kis postaláda azt jelzi, hogy az üzenet nem az adózó saját tárhelyére érkezett, hanem például a meghatalmazottéra. Ha ráállsz az egérrel, látod, kinek a tárhelyére. Az üzenet adatlapján a Tárhely sor mindig megmutatja, melyik tárhelyre érkezett.
Szűrés
A kereső mellett, az eszköztáron két gyorsszűrő van:
- Adózó: csak a kiválasztott adózó üzenetei,
- Elfogadó nyugták elrejtése: egy kattintással kikerülnek a listából a bevallásokról érkező elfogadó nyugták. Bekapcsolva a gomb kékre vált; újabb kattintással visszakapcsolod.
A Szűrők gombbal nyílik a szűrőpanel. A leggyakoribb szűrők:
- Joghatályos üzenetek: csak a joghatállyal járó dokumentumok.
- Státusz, Érkezés dátuma, Feladó neve, Nyomtatvány típusa.
- Ügyfélkapu: csak a kiválasztott ügyfélkapu tárhelyére érkezett üzenetek (ha több ügyfélkapud van).
- Email-ben kiküldve, Megnyitva a tárhelyen, Átnézve, KapuSegéd letöltötte.
- Szabály nélküli: azok az üzenetek, amelyek egyik dokumentumtípusba sem illettek.
Az Alaphelyzet gomb minden szűrőt töröl. Az Export gomb Excelbe menti a szűrt listát.
Letöltés a listából
Ha a fájl már megvan a KapuSegédben, a sor végén megjelenik a letöltés ikon, erre kattintva megnyílik a dokumentum. A sor Műveletek menüjében található a Részletek, a Kapcsolódó bevallás és a Kiküldés is.
Több üzenet mellékletét egyszerre is letöltheted:
- Jelöld ki az üzeneteket a sorok elején. A fejléc jelölőnégyzetével a szűrés összes találatát kijelölheted.
- A kijelölés fölötti sávban kattints a Mellékletek letöltése gombra.
- Megvárod, amíg elkészül a ZIP-fájl, és a böngésző letölti. Benne adózónként egy mappa van, a fájlok neve az érkezés napja, a küldő és a dokumentum típusa.
Egyszerre legfeljebb 100 üzenet mellékletei tölthetők le, és legfeljebb 200 MB összméretben. Ennél nagyobb kijelölésnél szűkítsd a szűrést, például egy adózóra vagy egy rövidebb időszakra. A ZIP-be csak azok a mellékletek kerülnek, amelyeket a KapuSegéd már letöltött. A többi üzenetet a ZIP-ben lévő Nem letöltött üzenetek.txt fájl sorolja fel: ezeket nem töltjük le tömegesen, mert a tárhelyről letöltés megnyitásnak számít, és ettől határidő indulhat.
Gyakori kérdések
Miért nem látok egy régebbi üzenetet? Az Ingyenes csomag az utolsó 30 nap üzeneteit mutatja, az Alap csomag és a Prémium csomag korlátlanul visszamenőleg. Az inaktív adózók üzenetei sem jelennek meg.
Az adózó is látja ezt a listát? Ha adózó szerepkörű hozzáférést adtál neki, a saját üzeneteit látja, de státuszt, letöltést és megjegyzést nem módosíthat.
Hogyan találom meg az elutasító nyugtákat? Írd be a keresőbe: „elutasító nyugta”. Ha szeretnéd, hogy ezek külön kiemelődjenek vagy emailben is kimenjenek, a Szabályok oldalon a NAV elutasító nyugta sort állítsd be.
El tudok menteni egy szűrt üzenetcsomagot a fájlokkal együtt? Igen. Szűrd a listát, és kattints az Export gombra. Az Excel Fájl neve oszlopa a már letöltött dokumentumokra mutató linket tartalmaz, így a fájlok a táblázatból is megnyithatók.
Hogyan látom egy kolléga ügyfeleinek üzeneteit? A kereső az adózó megjegyzésében is keres. Ha az adózóknál a Megjegyzések mezőbe beírjátok a felelős könyvelő nevét, a névre keresve egyben látod az ő ügyfeleinek üzeneteit.
Mit jelent a kék bal szegély? Azt, hogy az üzenetet te még nem nézted át a KapuSegédben. Megnyitáskor magától átnézettre áll, egyesével a sor ⋯ menüjében, a kijelöltekre az Átnézés gombbal is állíthatod. Erről az Üzenet státuszok és átnézés cikk szól.
Szól a KapuSegéd, ha lejár a joghatály? Nem. A Joghatály dátum tájékoztató: a lejártakor nem megy értesítés, és az üzenet sem változik. A dátum csak a már letöltött (megnyitott) üzeneteknél látszik. A közelgő határidőkhöz kapcsold be a Szűrők panelen a Joghatályos üzenetek jelölőt, és rendezd a listát a Joghatály oszlop szerint.
Kiszűrhetem azokat az üzeneteket, amelyekhez nincs megjegyzés? Megjegyzésre külön szűrő nincs. A kereső a megjegyzésekben is keres, az Export gombbal letöltött Excelben pedig a Megjegyzés - Felhasználó oszlopra szűrve kiválogathatod az üres sorokat.
Miért látok egy üzenetet többször? Ha egy cégkapuhoz több ügyfélkapud is hozzáfér, a cégkapu ügyfélkapunként külön sor a Cégkapuk oldalon, és mindegyik aktív sor letölti ugyanazt az üzenetet. Ha csak egyszer szeretnéd látni, a Cégkapuk oldalon a fölösleges sorokat állítsd inaktívra: a cég tárhelye közös, egy aktív sor elég. A már letöltött üzenetek megmaradnak.
Törölhetek üzenetet? Nem, a tárhely-üzenetek a KapuSegédből nem törölhetők. Az elintézett üzenetet állítsd lezárt státuszra. Ha egy dokumentumtípusra egyáltalán nincs szükséged, a Szabályok oldalon jelöld be nála a Nem kell oszlopot: az ezután érkező ilyen üzenetek nem jelennek meg.