Ha egy adózó azt jelzi, hogy nem kapta meg a KapuSegéd emailjét (például egy tárhely-üzenetről), két dolgot kell megnézni: elindult-e egyáltalán a levél, és ha igen, mi lett a sorsa. Mindkettő kideríthető a felületen, az Elküldött levelek listával kezdve.
1. Elment-e a levél?
- A bal oldali menüben az Adózói adatok csoportban kattints az Elküldött levelek pontra.
- A keresőbe („Keresés email címre…”) írd be az ügyfél email címét.
- Ha kell, a Szűrők gombbal szűkíts Típus (például Tárhely üzenetek) és Kiküldve dátum szerint.
- Ha megvan a levél, nézd meg a Státusz oszlopot, és kattints a sorra a részletekért.
2. Mit jelent a státusz?
- Kiküldve: a levél elindult, a kézbesítésről még nincs visszajelzés. Ez még nem jelenti azt, hogy a levél meg is érkezett.
- Megérkezett: a fogadó levelezőrendszer átvette. Ha az ügyfél mégsem látja, kérd meg, hogy nézze meg a levélszemét (spam) mappát is.
- Megnyitva: az ügyfél megnyitotta a levelet.
- Sikertelen kézbesítés: a levél nem érkezett meg. A levél oldalán az Események rész megmutatja az okot, például Visszapattant (végleges), Érvénytelen email cím vagy Blokkolt. Elírt vagy megszűnt címnél javítsd az email címet az adózónál.
3. Ha nincs ilyen levél a listában
Akkor a rendszer nem küldött levelet. A leggyakoribb okok tárhely-üzenetnél:
- Nincs email cím az adózónál. Nyisd meg az adózót, kattints a Szerkesztés gombra, és töltsd ki az Üzenet küldési e-mail mezőt.
- A szabály nem küldi ki az adott üzenettípust. A Szabályok oldalon (menedzserként a Beállítások csoportban) az adott dokumentumtípus sorában legyen kitöltve az Email-ben kiküldés oszlop (Azonnal vagy Ütemezett reggelre), és legyen bejelölve a megfelelő címzett, például ✉ Adózó.
- A szabályt az üzenet beérkezése után állítottad be. A szabály a beérkezés pillanatában érvényes beállítás szerint dolgozik, a korábban beérkezett üzenetet utólag nem küldi ki.
- Az adózó inaktív. Inaktív adózó üzeneteiről nem megy ki email.
- Az üzenet még nem érkezett be a KapuSegédbe. Nézd meg az Üzenetek listában. Ha nincs ott, olvasd el a „Miért hiányzik egy tárhely-üzenet?” cikket.
Mi történik utána?
Ha a beállítás hiányzott, a következő beérkező üzeneteknél már menni fog a levél. A már beérkezett üzenetet kézzel is elküldheted az ügyfélnek: az Üzenetek listában nyisd meg az üzenet sorának Műveletek menüjét, és válaszd az Email-ben kiküldés pontot. Az Ütemezett reggelre beállítású szabálynál a levél nem azonnal, hanem a következő reggel indul.
Gyakori kérdések
Hol látom egy üzenetnél, hogy kiment-e róla email? Az Üzenetek listában a Kiküldve oszlopban, a Szűrők között az Email-ben kiküldve szűrővel, vagy az üzenet oldalán a Kiküldések részben.
Az ügyfél a hátralék-értesítőt vagy a törzsadat-változás értesítőt nem kapta meg. Ugyanígy kezdd: az Elküldött levelek listában szűrj a Típus szerint (Adózó tartozás értesítés, illetve Törzsadat változás). Ha nincs ott levél, nézd meg az adózónál a Hátralék értesítés jelölőt és az email címet.
A cím biztosan jó, mégis rendszeresen Sikertelen kézbesítés áll. Valószínűleg a címzett levelezőrendszere szűri ki a leveleket. Kérd meg az ügyfelet, hogy a cégük informatikusa engedélyezze a kapuseged.hu címről érkező leveleket, és utána küldd ki újra az üzenetet.
Az események között Blokkolt vagy Leiratkozott áll, a cím viszont jó. Ilyenkor a címzett a levelezőrendszer szerint leiratkozott, vagy le van tiltva, és amíg ez így marad, a levelek nem mennek ki neki. Írj az ügyfélszolgálatnak a szilvi@kapuseged.hu címre, és küldd el az érintett email címet.