A hátralék-értesítő egy automatikus email, amelyet a KapuSegéd az adózónak küld, ha a NAV adófolyószámláján, az önkormányzati adószámláján vagy a végrehajtható köztartozások között tartozás áll fenn. Így az ügyfeled akkor is értesül a tartozásáról, ha te épp nem nézed az egyenlegét. Az értesítő adózónként kapcsolható be, és alapból ki van kapcsolva.
Az értesítő bekapcsolása
- Nyisd meg az Adózói adatok csoportban az Adózók menüpontot.
- Pipáld be az adózó sorában a Hátralék-értesítés oszlop jelölőnégyzetét. A változás azonnal mentődik. Ehhez menedzser vagy könyvelő szerepkör kell.
- Ellenőrizd, hogy az adózónak van-e Üzenet küldési e-mail címe: nyisd meg az adózót, kattints a Szerkesztés gombra, és nézd meg az Értesítési e-mail címek részt. A levél ezekre a címekre megy, cím nélkül nem megy ki értesítő.
- A szerkesztőoldalon a Hátralék értesítés jelölőnégyzettel is be- és kikapcsolhatod az értesítőt.
A menedzser az Iroda beállításai oldalon az Adózói hátralék értesítés küldésének gyakorisága csúszkával állítja be, hány naponta mehet legfeljebb egy értesítő ugyanannak az adózónak (1 és 30 nap között). Ez az iroda összes adózójára érvényes. Fontos: ez a beállítás két értesítő között eltelő legkisebb időt adja meg, nem várakozást az első előtt. Az első értesítő tehát már akkor kimehet, amikor a feltételek először teljesülnek.
Mikor megy ki a NAV-os értesítő?
Az értesítő minden csomagban működik. Akkor megy ki, ha mind teljesül:
- az adózó aktív, és be van kapcsolva nála a hátralék-értesítés,
- az adózó NAV adófolyószámlája frissült,
- az adónemek összesített tartozása egy kisebb értékhatárt meghalad,
- van legalább egy tartozásos adónem, amelynek utolsó kötelezettsége legalább 5 napja volt (a frissen előírt, még befizethető tételek miatt így nem megy felesleges levél),
- a beállított gyakoriságnyi nap eltelt az előző ilyen értesítő óta.
A levél tárgya: „[összeg] NAV adótartozás áll fenn - [adózó neve]”. A levélben adónemenként szerepel az egyenleg, az utolsó kötelezettség dátuma és a befizetési számlaszám, mellékletként pedig az egyenleg Excel táblázata és, ha elérhető, a NAV adófolyószámla PDF-je.
Önkormányzati és köztartozás-értesítő
A Prémium csomagban két további értesítő is működik, ugyanazzal a bekapcsolással és gyakorisággal, de egymástól és a NAV-os értesítőtől függetlenül:
- Önkormányzati adótartozás: az ASP-szinkron után, ha a tárgyévi önkormányzati tartozás összesen egy kisebb értékhatárt meghalad. Tárgya: „[összeg] önkormányzati adótartozás áll fenn - [adózó neve]”.
- Végrehajtható köztartozás: ha a köztartozások összege egy kisebb értékhatárt meghalad. Tárgya: „[összeg] végrehajtható köztartozás áll fenn - [adózó neve]”.
Az 5 napos szabály (az utolsó kötelezettség óta eltelt idő) csak a NAV-os hátralék-értesítőre vonatkozik. Az önkormányzati és a köztartozás-értesítő már azon a napon kimehet, amikor a tartozás az adatok frissülése után először megjelenik.
Mi történik utána?
A kiküldött értesítők az Elküldött levelek menüpontban Adózó tartozás értesítés típussal jelennek meg, a kézbesítés és a megnyitás állapotával együtt. A levélre adott válasz az Iroda beállításai oldalon megadott Kiküldött levelekre válasz email cím címre érkezik.
Gyakori kérdések
Ki tudom kapcsolni az értesítőt egy ügyfélnél? Igen, vedd ki a pipát a Hátralék-értesítés oszlopban, vagy a szerkesztőoldalon a Hátralék értesítés jelölőnégyzetből. Az egész irodára szóló kikapcsolás nincs, ezt adózónként teheted meg.
Tartozása van az ügyfélnek, mégsem kapott levelet. Miért? Nézd meg, aktív-e az adózó, be van-e kapcsolva nála az értesítő, van-e Üzenet küldési e-mail címe, és meghaladja-e a tartozás a kisebb értékhatárt. NAV-os tartozásnál azt is, hogy eltelt-e 5 nap az utolsó kötelezettség óta. Ha nemrég kapott értesítőt, a következő csak a beállított gyakoriság után megy.
Ha 7 napot állítok be, az első értesítő is csak 7 nap múlva megy? Nem. A gyakoriság a két értesítő közötti legkisebb időt jelenti. Az első értesítő a feltételek teljesülésekor megy ki, a következő legkorábban 7 nap múlva.
Küldhetek egyenleget kézzel is? Igen, az adózó Adófolyószámla fülén az Email-ben kiküldés gombbal bármikor. Ez nem számít bele az automatikus értesítő gyakoriságába.
A fizetési határidőkről is megy levél? Az esedékesség előtti emlékeztető külön funkció, nem a hátralék-értesítés kapcsolja. Leírása a Fizetési kötelezettségek kigyűjtése és kiküldése cikkben van.