Az adózók adatait Excelbe exportálhatod, és Excelből tömegesen módosíthatod. Így például egyszerre töltheted ki sok adózó értesítési email címeit, kapcsolhatod be a hátralék-értesítést, vagy teheted inaktívvá azokat, akikkel már nem dolgozol. Új adózót importtal nem lehet felvenni: az import a meglévő adózókat módosítja.
Adózók exportálása
- Kattints a menüben az Adózók pontra.
- Szűrd és rendezd a listát úgy, ahogy az Excelben látni szeretnéd. Az export a keresést, a szűrőket és a rendezést is figyelembe veszi.
- Kattints az Exportok gombra.
- Válaszd az Adózók letöltése pontot.
Az Excelben adózónként szerepel többek között az Azonosító, a név, az adószám, az adóazonosító, az aktivitás, a hátralék-értesítés, az adózási forma, az áfagyakoriság, a Munkavégzés jellege, a NAV és az önkormányzati egyenleg, a köztartozás, a heti munkaóra, a négy email címlista, a megjegyzés, az ÜPO-n szerepel oszlop, az adófolyószámla letöltési linkjei és az adózóhoz tartozó önkormányzatok. Az Önkormányzatok oszlopban a zöld név jelzi, hogy onnan már érkezett adószámla-adat, a fekete, hogy még nem.
Figyelj: a lista alapból csak az aktív adózókat mutatja, így az export is csak őket tartalmazza. Ha mindenkire szükséged van, állítsd az Aktív szűrőt Mind értékre.
Tipp az induláshoz: email címek egyszerre
Az adózók maguktól bekerülnek a KapuSegédbe, az értesítési email címeiket viszont neked kell megadnod, különben az ügyfelek nem kapnak levelet. Ezt a leggyorsabban így teheted meg:
- Exportáld az adózókat az Adózók letöltése ponttal.
- Az Excelben töltsd ki az Értesítési emailek (az ügyfél címei) és a Könyvelői emailek (a felelős kolléga címei) oszlopot. Több címet vesszővel válassz el.
- Mentsd a fájlt, és töltsd vissza az Import gombbal, a lenti lépések szerint.
Adózók módosítása importtal
- Exportáld az adózókat a fenti lépésekkel. Ez lesz az import alapja, mert tartalmazza az Azonosító oszlopot, ami alapján a KapuSegéd megtalálja az adózót.
- Az Excelben javítsd a módosítható oszlopokat (lásd lent). A többi oszlopot, például az egyenlegeket, az import figyelmen kívül hagyja.
- Mentsd el a fájlt.
- Az Adózók listán kattints az Import gombra.
- Kattints a fájlkiválasztó mezőbe, és válaszd ki a fájlt, vagy húzd rá.
- Kattints az Import gombra.
Ha a fájlban hiba van, az ablak felsorolja a hibákat, és egyetlen sor sem mentődik el. Javítsd a fájlt, és töltsd fel újra. Sikeres importnál a Sikeresen importáltad az adózókat. üzenet jelenik meg.
Az ablakban a Minta Excel fájl letöltése gombbal a módosítható oszlopok mintáját is letöltheted. A mintából hiányzik az Azonosító oszlop, ezért kitöltéshez mindig az exportált fájlt használd.
Módosítható oszlopok
- Aktív és Hátralék értesítés: X jelöli az igent, az üres cella a nemet.
- ASP - Képviselő cég adószáma: csak akkor töltsd ki, ha az adózó önkormányzati folyószámláját másik cég képviseletében kell lekérdezni.
- Értesítési emailek, Könyvelői emailek, Bérszámfejtő emailek, Adótanácsadó emailek: több cím vesszővel elválasztva.
- Megjegyzés.
Fontos: az import minden módosítható oszlopot átír. Az üres cella törli a meglévő értéket, ezért ne törölj oszlopot a fájlból, és ne hagyj üresen olyan mezőt, amit meg akarsz tartani.
Gyakori kérdések
Felvehetek új adózót importtal? Nem. Az adózók maguktól kerülnek a rendszerbe az ügyfélkapukról. Az import csak a meglévő adózók adatait módosítja.
Miért kapok hibát, amikor a kitöltött mintát töltöm fel? Valószínűleg hiányzik belőle az Azonosító oszlop. Exportáld az adózókat, és abban dolgozz.
Ki használhatja az importot? A menedzser és a könyvelő, azoknál az adózóknál, akikhez hozzáférése van. Az exportot minden felhasználó elérheti a saját adózóira.
Aktiválhatok sok adózót importtal? Igen, de a csomagod aktív adózó korlátja itt is érvényes.