A KapuSegéd akkor segít a legtöbbet, ha minden nap ugyanabban a sorrendben nézed át. Ez a cikk egy bevált rutint mutat: reggel pár perc alatt átlátod a hiányzó és a kiértesített bevallásokat, feldolgozod az új tárhely-üzeneteket, időnként pedig rendet teszel a levelek és az adózók között.
Reggel: Vezérlőpult
- Lépj be: a Vezérlőpult nyílik meg.
- Nézd meg a Hiányzó bevallások kártyát. A bontás mutatja, mennyi ideje járt le a határidő. A kártyára kattintva a teljes lista nyílik meg.
- Nézd meg a Kiértesített, vagy hibás bevallások kártyát. Kattints rá, és a Hibaüzenet dátuma szerint rendezve nézd át a legfrissebb NAV-értesítéseket.
- Az Ügyfélkapu letöltések táblázatban nézd meg, van-e piros pötty. Ha van, a menedzser kapcsolja össze újra az ügyfélkaput.
Reggel: új tárhely-üzenetek
- Az Adózói adatok csoportban nyisd meg az Üzenetek listát.
- A Szűrők gombbal pipáld be az Elfogadó nyugták elrejtése jelölőt, így csak a feldolgozandó levelek maradnak.
- A kék bal szegély jelzi, mi érkezett azóta, hogy legutóbb olvasottra állítottad a listát. Nyisd meg és dolgozd fel ezeket.
- Ha egy üzenettel végeztél, a Státusz oszlopban állítsd Lezárt állapotra. Ha több üzenettel is végeztél, jelöld ki őket, és a Státusz módosítása gombbal egyszerre zárd le.
- A végén kattints a jobb felső Olvasottra állítás gombra. Másnap így megint csak az új üzenetek kapnak kék szegélyt.
Az Olvasottra állítás csak neked, csak a KapuSegédben jelöli láttamozottnak az üzeneteket, a NAV tárhelyen semmi nem változik.
Hetente: elküldött levelek
- Nyisd meg az Elküldött levelek listát.
- A Szűrők gombbal a Státusz mezőben válaszd a Sikertelen kézbesítés értéket.
- Nyisd meg a leveleket, és az Események részben nézd meg az okot. Elírt vagy megszűnt címnél javítsd az email címet az adózónál.
Így időben kiderül, ha egy ügyfél azért nem kap értesítést, mert megváltozott az email címe.
Időnként: adózók rendbetétele
- Nyisd meg az Adózók listát.
- A Szűrők gombbal állítsd az ÜPO-n szerepel szűrőt Nem értékre. Így látod azokat az adózókat, akik már nem szerepelnek az ügyfélkapuk meghatalmazottjai között az ÜPO-n, például mert megszűnt a megbízás.
- Akivel már nem dolgozol, azt állítsd inaktívra az adózó Szerkesztés oldalán. Az inaktív adózó után nem fizetsz.
Tipp: a felelős könyvelő neve a megjegyzésben
Írd be minden adózónál a felelős könyvelő nevét az adózó szerkesztőoldalán, a Megjegyzések mezőbe. Az Adózók lista és az Üzenetek lista keresője az adózó megjegyzésében is keres, így a kolléga a saját nevére keresve egyben látja az ügyfeleit és azok üzeneteit. Sok adózónál ezt importtal is kitöltheted: az exportált Excel Megjegyzés oszlopában.
Gyakori kérdések
Mennyi időt vesz ez igénybe? A reggeli átnézés általában néhány perc, attól függően, hány új üzenet érkezett.
A kollégáim is ugyanígy dolgozzanak? Igen. A kék szegély és az Olvasottra állítás felhasználónként külön számít, így mindenki a saját tempójában haladhat. A Státusz viszont közös: ha valaki Lezártra állít egy üzenetet, mindenki így látja.