Az Iroda beállításai oldalon az egész irodára érvényes alapbeállításokat adod meg: milyen néven és milyen válaszcímmel mennek ki a KapuSegéd levelei, aktívként kerüljenek-e be az újonnan talált adózók és cégkapuk, és milyen gyakran küldjön a rendszer összesítő és értesítő emaileket. Az oldalt a menedzser jogkörű felhasználó éri el.
Az oldal megnyitása
- A bal oldali menüben nyisd le a Beállítások csoportot.
- Kattints az Iroda beállításai pontra.
Kiküldött levelek
- Email alias: ez a név jelenik meg feladóként az ügyfeleidnek és a kollégáidnak kiküldött emaileknél. Ha üresen hagyod, a feladó neve „KapuSegéd automata email". Érdemes az iroda nevét megadni, így az ügyfél azonnal felismeri, kitől jött a levél.
- Kiküldött levelekre válasz email cím: ha valaki a KapuSegéd levelére a válasz gombbal felel, a válasz erre a címre érkezik. Add meg azt a címet, amelyet az iroda figyel.
Ügyfélkapuk, új adózók és cégkapuk
Itt állíthatod be, hogy az újonnan megtalált adózók és cégkapuk Aktív vagy Inaktív állapottal kerüljenek be:
- Tárhelyről kiolvasott új adózó alapértelmezett aktivitása: ha egy tárhely-üzenetben eddig ismeretlen adózó szerepel.
- ÜPO-ról kiolvasott új adózó alapértelmezett aktivitása: ha az ÜPO-n (NAV Ügyfélportál) jelenik meg új adózó.
- Új cégkapuk alapértelmezett aktivitása: ha a tárhelyen új cégkapu jelenik meg.
Mindhárom esetben az aktív beállítás az ajánlott. Az egyes adózók és cégkapuk állapotát később egyenként is módosíthatod. Az aktív adózók számítanak bele a havidíjba, a részleteket az Árak oldalon találod.
Értesítések
- Összesítő email küldésének gyakorisága: hány naponta kapjanak a felhasználók összesítő emailt a hiányzó bevallásokról, az adózói egyenlegekről, a törzsadat-változásokról és az új adózókról. 1 és 30 nap között állíthatod, a csúszkával vagy a számmezőbe írva.
- Adózói hátralék értesítés küldésének gyakorisága: hány naponta kapjanak hátralék-értesítő emailt azok az adózók, akiknél ez az értesítés be van kapcsolva. Szintén 1 és 30 nap között.
- Fizetési kötelezettség értesítések az esedékesség előtt: hány nappal az esedékesség előtt kapjon emlékeztetőt az adózó a fizetési kötelezettségről. Több napot is kiválaszthatsz (például 7 és 1 nap). Ha egyet sem választasz, a mező „Nincs értesítés" állapotú, és nem megy ki emlékeztető. A fizetési kötelezettségek a Prémium csomag részei.
Mentés
A módosítások csak a Mentés gombra kattintva lépnek életbe. A gomb görgetéskor is az oldal alján marad; amíg nem mentettél, mellette a Mentetlen módosítások felirat látszik. Sikeres mentés után a „Sikeresen módosítottad a beállításokat!" üzenet jelenik meg.
Gyakori kérdések
Miért nem látom az Iroda beállításai menüpontot? A Beállítások csoportot csak a menedzser jogkörű felhasználó látja. Ha módosítani kell valamit, kérd meg az iroda menedzserét, vagy kérj tőle menedzser jogkört.
Az ügyfeleim nem tudják, kitől jött a levél. Töltsd ki az Email alias mezőt az iroda nevével, és a válaszcímnél add meg az iroda email címét.
Milyen címről mennek ki a levelek, és hova érkezik a válasz? A levelek a KapuSegéd saját címéről mennek ki, feladóként az Email alias mezőben megadott névvel. Ha a címzett a válasz gombra kattint, a válasz a Kiküldött levelekre válasz email cím mezőben megadott címre érkezik. A levelek tárgyát a KapuSegéd adja, az nem szerkeszthető. A tárhely-üzenetekről szóló levelek törzsében szerepel az adózó neve, így a saját leveleződben levelezési szabállyal adózónként is mappába rendezheted a leveleket.
Visszamenőleg is aktívvá teszi a beállítás az adózókat? Nem. Az alapértelmezett aktivitás csak az ezután talált új adózókra és cégkapukra vonatkozik. A már meglévők állapotát az Adózók és a Cégkapuk listán módosíthatod.